Чем отличается должностная инструкция от функциональных обязанностей. Разница между функциями и должностными обязанностями

⁰

Развитие трудовых отношений привело к тому, что круг полномочий и компетенций каждого сотрудника получил точное определение.

Разница между функциями и должностными обязанностями

Руководство порой заставляет своих работников выходить за рамки должностных обязанностей и выполнять несвойственные им функции. Точное разграничение понятий поможет сотрудникам организаций лучше понимать свои права и, соответственно, аргументировано отстаивать их.

Определение

Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.

Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.

Сравнение

Таким образом, ключевое отличие между указанными категориями – это сущность понятий. Функции – прогнозируемый или ожидаемый результат труда работника предприятия. Данное понятие является общим и предельно широким. Должностные обязанности – процесс, одновременно и обязанности, и рекомендации сотруднику. Они являются вторичными по отношению к функциям, а также более детализированными и конкретными.

Как функции, так и должностные обязанности должны быть закреплены в нормативных актах организации. Выход за очерченные рамки допускается лишь в особых случаях и, как правило, не по инициативе сотрудника.

Выводы TheDifference.ru

Объём понятий. Функции – общая категория, в то время как обязанности – частная.
Иерархичность. Функции – первичны, и на их основе выстраиваются должностные обязанности.
Сущность. Функции – это прогнозируемый результат деятельности, обязанности – описание процесса.
Детализация. Функции в общем виде раскрывают задачи работника, а обязанности – предельно конкретизируют их.

Должностная инструкция и должностные обязанности работника

При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией. Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка?
Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно: во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор.
Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все должностные обязанности работника в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция?
Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника.
Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции.
Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих должностных обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания.
Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности.
При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а должностные обязанности у него старые.

Так что очень удобно один раз разработать новые должностные инструкции для всех должностей, и тогда при переводе сотрудника достаточно составить допсоглашение к договору из двух-трех пунктов и ознакомить его с должностной инструкцией, а не составлять фактически новый договор. Да и куда чисто технически проще внести изменение в должностную инструкцию , чем в каждый трудовой договор.
Обычно должностная инструкция состоит из нескольких разделов: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственность».
В разделе «Общие положения » указываются: наименование должности; квалификационные требования, предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения, замещения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты РФ, локальные документы и т. д.). В данный раздел могут быть включены и другие пункты, уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.
Раздел «Права » содержит перечень прав, которыми обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Здесь, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий, уточняются права работника, например, отражаются взаимоотношения работника с другими должностными лицами и структурными подразделениями организации.
В разделе «Должностные обязанности » более подробно по сравнению с трудовым договором расписываются обязанности работника, которые возлагаются на него в соответствии с исполнением трудовой функции.
С разделом «Ответственность » все понятно – в нем указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ. Разумеется, ничего выходящего за рамки действующего законодательства ни в одном разделе содержаться не должно, а если и будет внесено, то не будет иметь юридической силы.
К должностной инструкции прилагается лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник с ней ознакомился под роспись, ведь ее требования являются обязательными для сотрудника, занимающего данную должность, именно с этого момента.
Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации, согласовывается с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации (если таковые имеются), а при необходимости и с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности работника.
Согласованная и утвержденная должностная инструкция нумеруется, шнуруется, заверяется печатью отдела кадров и хранится в отделе кадров или в структурном подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимаются заверенные копии, одна из которых выдается работнику, вторая – начальнику соответствующего структурного подразделения.
Главные преимущества наличия должностных инструкций в организации таковы. Невыполнение сотрудником положений должностной инструкции позволяет работодателю применить дисциплинарное взыскание и в результате уволить работника, а потом доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей было наложено правомерно. Работнику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу.
Наличие должностных инструкций может сыграть важную роль и при приеме соискателя на работу: правомерность отказа в приеме можно подтвердить или опровергнуть с помощью должностной инструкции, сравнив ее требования с квалификацией соискателя. Кроме того, инструкции позволяют равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между главным бухгалтером, его заместителем и простым бухгалтером), избегать дублирования обязанностей.
Да и как показывает практика, если на предприятии должностные инструкции разработаны, большинство трудовых конфликтов решается без вмешательства суда и прочих государственных органов.

В роли внутренних клиентов/поставщиков любого работника могут выступать его непосредственный руководитель, непосредственные подчиненные, а также другие работники, связанные с ним логикой основных или вспомогательных бизнес-процессов. Формулирование служебных функций сотрудника в продуктном виде требует особых навыков и переориентации мышления с описания действий на желаемые результаты работы. Часто для этого достаточно просто переформулировать традиционные функции, зафиксированные в должностной инструкции работника.

Чем отличаются функции от должностных обязанностей

Весь спектр должностных обязанностей, которые будут поручены определенному сотруднику по конкретной должности, в подробностях описывают либо непосредственно в трудовом договоре, либо в составленной должностной инструкции. Функциональные обязанности медсестры В функциональные обязанности медсестры входит оказание медицинских услуг, взаимодействие со сторонами лечебного процесса, участие в создании безопасной больничной среды, в организации своего рабочего пространства.

ВажноКроме этого, в зависимости от специфики медицинского учреждения медсестра ставит капельницы, инъекции, проводит раскладку лекарственных средств, выписанных пациенту врачом. Медсестра также наблюдает за состоянием здоровья пациентов, оказывает неотложную помощь в случае необходимости.

Практически при разработке положений о подразделениях и должностных инструкций служебные функции и требования могут быть оформлены в виде двух таблиц: СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ Функции Внутренние клиенты СЛУЖЕБНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ Требования Внутренние поставщики Процесс определения служебных функций должен происходить «сверху вниз», начиная от стратегических целей организации и заканчивая функциями сотрудников. При этом функции нижних уровней организационной иерархии логически вытекают из функций верхнего уровня и служат основой для их выполнения.

ИнфоСледующий шаг – определение должностных обязанностей работников.

Чем обязанности отличаются от функций? Если функции показывают ожидаемые результаты работы, то обязанности должны предписывать конкретные действия для их достижения.

ВниманиеВ соответствии с профстандартом медицинской сестры в функционал входит взаимодействие с пациентами, с комиссиями МСЭ, с учреждениями социальной защиты. Медсестра формирует базу тех лиц, которые нуждаются в постоянном уходе, в том числе в систематическом медицинском наблюдении и социальной помощи.

При исполнении работником функционала, за который гарантируется предоставление определенных льгот или компенсаций (или если работа будет связана с соответствующими ограничениями), наименование должности, профессии, специальности указывают с учетом того наименования, которое предусмотрено в ЕТКС.

Служебные функции или должностные обязанности?

Каталог конкурсов!Развитие трудовых отношений привело к тому, что круг полномочий и компетенций каждого сотрудника получил точное определение. Руководство порой заставляет своих работников выходить за рамки должностных обязанностей и выполнять несвойственные им функции.

Точное разграничение понятий поможет сотрудникам организаций лучше понимать свои права и, соответственно, аргументировано отстаивать их. Чем отличаются функции от должностных обязанностей Что такое функции и должностные обязанности Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей.
К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое.

Функциональные обязанности работника: отличие от должностных обязанностей

не «организация эффективной коммерческой деятельности», а «увеличение маржинальной рентабельности предприятия» - для коммерческого директора;
«не уборка офиса», а «постоянное поддержание чистоты и порядка в помещениях» - для уборщицы;
не «проведение технического обслуживания и ремонта оборудования», а «снижение количества отказов оборудования в цехе» - для слесаря-механика;
не «подготовка и проведение программ обучения сотрудников», а «выполнение заказов цехов на подготовку рабочих и мастеров для производства новых изделий» - для менеджера по персоналу;
не «ведение базы данных о товарных остатках продукции на складе», а «обеспечение соответствия информации о товарных остатках в базе данных 1С реальному количеству товаров на складе» - для начальника склада и т.д.

Подобные примеры можно подобрать для любой должности в организации.

Чем отличаются функциональные обязанности от должностных обязанностей?

Если сотруднику поручают выполнение определенного вида работ, в трудовой договор вносят такую формулировку: «Работнику поручено выполнение токарных (слесарных, строительных, ремонтных, электромонтажных) работ». Такое описание должностных функциональных обязанностей производится непосредственно в трудовом договоре.

Функциональные обязанности

Эти обязанности и считаются содержанием трудовой функции. Поэтому функциональные обязанности вносят в трудовой договор, а подробно их рационально указать в должностной инструкции.

Определение трудовой функция работника содержится в статьях 15, 57, Трудового кодекса РФ. Работа по соответствующей специальности или должности согласно со штатным расписанием.
Согласно этому определению все выполняемые работы необходимо закреплять документально.

Функциональные и должностные обязанности: отличие

Еще статьи по теме

Функциональные обязанности

Несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Должностную инструкцию должен подписать работник, которого она касается.

ПРИМЕРНАЯ СТРУКТУРА
ТЕКСТА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.
В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например:
основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.
В разделе "Обязанности работника" указываются особенности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
порядок исполнения поручений;
этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.

Для формирования содержания должностной инструкции используют нижеуказанный справочник.

В соответствии со статьей 143 Трудового кодекса РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 установлено, что Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее - ЕКС) состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих.

Что такое функциональные обязанности работника, чем они отличаются от должностных. В каких документах закрепить функциональные обязанности, разберемся в статье.

Из статьи вы узнаете:

Что такое функциональные обязанности

Функциональные обязанности определяют конкретную деятельность каждого сотрудника. Трудовая функция оговаривается между сторонами при трудоустройстве. Определенный круг обязанностей , возложенных на работника, позволяет обеспечить определенность и стабильность трудовых отношений.

Зная, что такое функциональные обязанности, работник несет полную ответственность за их исполнение. Работодатель вправе по причинам организационного, экономического, технологического характера изменить функциональные обязанности сотрудника в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачать документы по теме:

Функциональные обязанности – это:

выполнение соответствующей работы по занимаемой специалистом должности в соответствии со штатным расписанием, а также по профессии или по специальности с указанием конкретной квалификации (первый вариант);
выполнение порученного конкретного вида работы (второй вариант).

Должностные обязанности – это конкретные действия, которые должен выполнять каждый работник для исполнения своих функций и для достижения поставленных перед ним задач. При составлении должностных инструкций обязанности сотрудника указывают подробно, вписывают конкретные действия, очерчивают оптимальные способы по выполнению поставленных задач.

Функционал сотрудника – что это такое

Функциональные обязанности – это общая категория конкретной деятельности, выполняемой сотрудником. При этом должностные обязанности – это перечень определенных действий, направленных для достижения поставленных целей. На основе функций разрабатывают должностные обязанности.

Важно! Функциональные обязанности работников раскрывают задачи конкретного специалиста в общем виде. В должностных обязанностях предельно конкретизируют функционал. Изменение функций и обязанностей проводится в соответствии с действующим законодательством.

В чем отличие функциональных и должностных обязанностей

Функциональные и должностные обязанности отличаются сущностью понятий. Функционал считается широким понятием, которое описывается в общем виде. Например, при приеме на работу сотрудника в функциональных обязанностях указывают, какую должность будет занимать специалист, какой спектр обязанностей предстоит ему выполнять по конкретной должности.

Вопрос из практики

Является ли изменением трудовой функции расширение обязанностей в рамках занимаемой сотрудником должности?

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ответ на данный вопрос зависит от того, входят новые обязанности в объем ранее закрепленных функциональных обязанностей сотрудника или нет.

Трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы ( ). Трудовая функция определяется либо , либо сотрудника ( ). Степень конкретизации обязанностей и отражения трудовой функции работников законодательство не устанавливает. Данный вопрос работодатель решает по своему усмотрению…

Задайте свой вопрос экспертам

При определении функционала в трудовой договор вносят следующую формулировку: «Работник принят для выполнения трудовых обязанностей в должности старшего юрисконсульта (или, к примеру, инженера, наладчика, токаря, продавца, слесаря и так далее). Если сотруднику поручают выполнение определенного вида работ, в трудовой договор вносят такую формулировку: «Работнику поручено выполнение токарных (слесарных, строительных, ремонтных, электромонтажных) работ».

Такое описание должностных функциональных обязанностей производится непосредственно в трудовом договоре. Весь спектр должностных обязанностей, которые будут поручены определенному сотруднику по конкретной должности, в подробностях описывают либо непосредственно в трудовом договоре, либо в составленной должностной инструкции.

Функциональные обязанности медсестры

В функциональные обязанности медсестры входит оказание медицинских услуг, взаимодействие со сторонами лечебного процесса, участие в создании безопасной больничной среды, в организации своего рабочего пространства. Кроме этого, в зависимости от специфики медицинского учреждения медсестра ставит капельницы, инъекции, проводит раскладку лекарственных средств, выписанных пациенту врачом. Медсестра также наблюдает за состоянием здоровья пациентов, оказывает неотложную помощь в случае необходимости.

В соответствии с профстандартом медицинской сестры в функционал входит взаимодействие с пациентами, с комиссиями МСЭ, с учреждениями социальной защиты. Медсестра формирует базу тех лиц, которые нуждаются в постоянном уходе, в том числе в систематическом медицинском наблюдении и социальной помощи. Помогает в социально-бытовой адаптации лицам с инвалидностью и гражданам преклонного возраста.

Практическая ситуация

Как организовать работу, если отделу кадров поручили подбор

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «

Отвечает Елена ГУРЬЕВА,
руководитель отдела персонала ООО «Конфетки-Бараночки» (г. Волгоград)

Если у вас сократили ставку менеджера по подбору, начальнику отдела кадров необходимо продумать, на кого возложить обязанности по поиску персонала и решить, что нужно сделать в первую очередь.

На кого возложить обязанности. Поскольку ставка менеджера по подбору персонала существовала, то регламент подбора и другие документы были разработаны специально для данной штатной единицы. Поэтому все имеющиеся документы, стандарты необходимо пересмотреть и выделить основные обязанности, которыми будет заниматься отдел кадров. Распределить обязанности менеджера по персоналу можно так: (или если работа будет связана с соответствующими ограничениями), наименование должности, профессии, специальности указывают с учетом того наименования, которое предусмотрено в ЕТКС.

Стоит учитывать, что наименование должности (специальности, профессии) для работника считается одной из характеристик трудовой функции. Непосредственный функционал работников конкретизируют возложенными на него должностными обязанностями. Эти обязанности и считаются содержанием трудовой функции. Поэтому функциональные обязанности вносят в трудовой договор, а подробно их рационально указать в должностной инструкции.

Определение трудовой функция работника содержится в статьях 15, 57, Трудового кодекса РФ. Работа по соответствующей специальности или должности согласно со штатным расписанием. По профессии или специальности указывают необходимый уровень квалификации . В некоторых случаях функционал заключается в поручении определенному сотруднику конкретных видов работы.

Согласно этому определению все выполняемые работы необходимо закреплять документально. Функционал конкретизируют в трудовом договоре (ТД). Но так как объем этого документа (ТД) ограничен, это не позволяет в подробностях описать все должностные обязанности, которые предстоит выполнять определенному сотруднику. Поэтому дополнительно рационально составить и утвердить должностную инструкцию , ознакомить с ней сотрудника под расписку.

Важно! При необходимости провести изменение обязанностей, потребуется получить согласие двух сторон трудовых отношений (работника и работодателя). В случае изменения организационных или технологических условий труда работодатель вправе изменить трудовые функции по собственной инициативе, соблюдая действующий порядок, установленный законодательством (с учетом статьи 74 ТК РФ).

Соответственно, провести изменение функциональных обязанностей допустимо по соглашению сторон или по инициативе работодателя в указанных случаях. Если изменения проводятся по соглашению , к основному ТД составляют допсоглашение, которое подписывают обе стороны.

Каждый работник перед принятием приглашения работодателя внимательно изучает список требований и возлагаемую на него ответственность. Из-за того, что современное общество и жизненный уклад требуют от каждого человека молниеносных принятий решений, никто особенно не вникает в назначение такого понятия, как функциональные обязанности. Перечень собственных обязанностей помогает глубже вникнуть в сферу своей работы, а также более осмысленно подходить к выполнению поставленных задач.

Выгода для нанимателя

Каждый руководитель, нанимая очередного сотрудника, ожидает от него компетентности, инициативности и ответственности. Но многие люди не совсем понимают, что от них требуют. Так, к примеру, функциональные которые будут представлены в виде официального документа, помогут новому сотруднику быстрее войти в курс дел и свободнее ориентироваться в том, чего от него ожидают. Для руководителя это является решением многих проблем, связанных с постоянными встречами с вновь прибывшим сотрудником и объяснением ему того, что он и так должен знать. Также должностная инструкция может являться средством контроля работы подчиненных.

Выгода для сотрудника

При первичном инструктаже каждому специалисту говорят, что он должен четко знать свои обязанности и ответственно их выполнять. Но, к сожалению, редко кто объясняет, зачем это нужно. Таким образом, к этому начинают относиться формально и пренебрежительно. В том случае, когда работник досконально знает свои функциональные обязанности, он не только легче ориентируется в рабочей среде, но также избавляет себя от лишней работы, которую стараются на него возложить начальники. Такой специалист прекрасно знает, за что ему платят, а какие задания будут требовать дополнительного вознаграждения.

Правила составления

Функциональные обязанности должны быть записаны и утверждены руководством компании. При их описании необходимо избегать сложных понятий, которые будут требовать дополнительного разъяснения, а также фраз, которые могут быть двояко интерпретированы. Функциональные обязанности к примеру, не должны указывать на его превосходство перед остальными сотрудниками. Каждый работник при приеме на работу должен быть ознакомлен со своими обязанностями и письменно дать согласие на их исполнение. В случаях, когда работник не выполняет свои функциональные обязанности, наниматель вправе наложить штраф или по статье о несоответствии работника занимаемой должности.

Таким образом, официально оформленные функциональные обязанности сотрудника являются как ограничителем деятельности, так и инструментом управления и контроля. При правильном их использовании появляется возможность увеличить а также обезопасить как нанимателя, так и сотрудника от воздействия человеческого фактора на работу.

Статья посвящена теме создания эффективной организации с четкой функциональной структурой. Автор утверждает, что этому способствуют слаженные действия, которые в значительной мере достигаются благодаря формализации поведения членов команды, если определены и документально закреплены служебные (должностные, рабочие) функции. Служебная функция, или должностная функция, должна быть частью общеорганизационной цели.

Именно указанные служебные функции в качестве главного инструмента конкретизируют стратегию компании на всех уровнях. Решение этой задачи позволяет заложить огромный управленческий ресурс.

Создание эффективной организации с четко функционирующей структурой требует особого внимания к проектированию, или дизайну, индивидуальных должностных позиций. Известный американский исследователь в области менеджмента, исследователь организации, Генри Минцберг отмечает, что одним из важных параметров дизайна должностных позиций является формализация поведения работников . Притом чем выше потребность в координации действий работников, тем выше должен быть уровень формализации поведения.

Например, для быстрого тушения пожара действия членов пожарной команды должны быть четко скоординированы и каждый должен знать: кто управляет машиной, кто подсоединяет рукав брандспойта к гидранту, кто поднимается по пожарной лестнице. Такая слаженность действий достигается в значительной степени благодаря формализации поведения членов этой команды.

Одним из основных средств формализации рабочего поведения сотрудников на всех уровнях организации является определение и документальное закрепление служебных (должностных, рабочих) функций.

Документы, в которых фиксируются служебные функции, могут называться по-разному: функциональные обязанности , должностные обязанности , функциональные задачи и т. п. Служебные функции руководителя часто фиксируются в положении о подразделении, которым он руководит. Они могут быть включены в должностную инструкцию, в которой, кроме функций, обычно фиксируются полномочия (права), ответственность, особенности взаимодействия с другими подразделениями, сотрудниками предприятия и его контрагентами, а также отдельные процедуры (процессы) деятельности. Кроме того, правильно сформулированные служебные функции могут быть включены в тексты трудовых контрактов с работниками.

По признанию многих специалистов, определение служебных функций является главным инструментом конкретизации стратегии компании на всех ее уровнях. Решение этой задачи содержит огромный управленческий ресурс, который, впрочем, на практике зачастую недооценивается. Типичным проявлением такой недооценки является следующая ситуация: должностные функции разработаны, педантично прописаны, подшиты в соответствующие папки и… забыты. Более того, по наблюдениям практиков , примерно треть руководителей обеспокоена бесполезностью значительных усилий, затраченных на написание этих текстов. Они даже не догадываются о возможностях повышения управляемости организации, которые содержит в себе разработка и внедрение должностных функций.

Вместе с тем без достаточно четко определенных функций невозможно создание действенных систем мотивации труда, контроля, оценки персонала. «Функции подразделений и работников - одна из самых емких и благодарных точек развития организации. Здесь более или менее грамотный руководитель видит огромные возможности для повышения управляемости организации, для ее интеграции. Но, кроме того, от этой точки идут очень чувствительные связи к изменению мотивации, организационной культуре, к нововведениям» . Немецкие исследователи организации Гельмут Лаукс и Феликс Лирманн также подчеркивают, что определение адекватных с точки зрения организации функций каждого отдельного сотрудника является одной из ее центральных проблем. Несогласованность функций, особенно управленческой вертикали, может стать причиной функционального кризиса организации .

В определении понятия служебной функции удобнее всего отталкиваться от понятия цели. Цель - это планируемый результат деятельности. Целью организации является то, чего она планирует достигнуть

в процессе своей деятельности за некоторый период. Так вот служебная функция, или должностная функция, есть та часть общеорганизационной цели, которая возлагается на конкретное подразделение или сотрудника. «…функция есть вклад подразделения и сотрудника в достижение целей фирмы», - пишет Аркадий Пригожин . Эдуард Смирнов дает более расширенное определение данному понятию: «…функция - это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления» .

Сейчас можно выделить как минимум три подхода к разработке служебных функций: описательный , продуктный и ролевой .

Описательный подход

В настоящее время в определении служебных функций чаще всего используется описательный подход . Он ориентирован на процессы, выступающие составляющими деятельности. Ключевые слова и обороты, которые используются в описании: «контролирует», «координирует», «информирует», «поддерживает», «оценивает», «ведет учет», «несет ответственность», «участвует», «содействует», «вносит предложения» и т. п., отражают эти процессы. Иными словами, описательный подход в определении служебных функций дает перечень действий, а не результат, к которому эти действия должны привести. Притом действия или задания, связанные с определенной должностью, формулируются, как правило, в достаточно общей форме. Более того, Г. Лаукс и Ф. Лирманн считают, что «более точное (детализированное) описание должностных обязанностей является невозможным/ ненужным, особенно тогда, когда эти обязанности плохо структурированы либо сильно варьируются во времени» . Часто служебные функции здесь обозначаются как определенный участок работы.

За счет обобщенного описания должностных обязанностей определяется круг задач, уточнение которых может происходить со временем путем издания дополнительных указаний и инструкций. Такое определение служебных функций, безусловно, должно сочетаться с достаточно детальным и четким планированием. Вместе с тем работнику может предоставляться право самостоятельно конкретизировать стоящие перед ним задачи.

Такой подход имеет два существенных недостатка :

описание перечня действий редко бывает полным, поэтому дает возможность работнику отказываться от важных для организации функций на основании того, что «это не входит в его обязанности»;

выполнение предписанных действий совсем не означает получение определенной результативности, т. е. такой подход принципиально допускает ситуацию, когда есть процесс, но нет результата.

Продуктный подход

Недостатки описательного подхода, по мнению А. Пригожина, позволяет преодолеть продуктный подход , когда функции отдельного работника или целого подразделения определяются через требуемый продукт деятельности или конкретный вклад работника в решение задач организации. Продуктный подход предполагает ориентацию на «внутреннего клиента», которому каждое подразделение и его сотрудники должны предоставить некоторую услугу или условный товар. В качестве «внутреннего клиента» может выступать вышестоящий руководитель или подразделение организации. При этом внутренний клиент может принять предлагаемый «товар» или потребовать его модификации. Но может и отказаться от него. Те подразделения и работники, чьи продукты деятельности не находят своего «внутреннего клиента», являются ненужными для данной организации.

Продуктный подход в определении должностных функций, по сути, лежит в основе системы управления, которая получила название «управление по целям» (или «управление, нацеленное на результаты»). Появление этого термина чаще всего связывают

с именем известного «гуру» менеджмента, американского ученого Питера Друкера . В системе «управление по целям» индивидуальные служебные функции предстают как цели конкретных работников, которые вносят свой вклад в достижение целей подразделения и организации в целом.

Процесс определения служебных функций проще осуществлять сверху вниз. Первый руководитель и стратегическая вершина (управленческая команда) конкретизируют цель организации и в продуктном виде формулируют функции основных подразделений организации. Руководители этих подразделений в свою очередь определяют функции своих подчиненных и т. д. Возможно определение функций и в обратном направлении, когда работники сами формулируют функции

в продуктном выражении, а затем предлагают и согласовывают их с внутренним клиентом. Но такой процесс более громоздкий, поскольку часто приводит к дублированию функций и их повторному пересмотру.

В рамках продуктного подхода возможно так называемое векторное выражение функций, когда в них определяется и фиксируется необходимость увеличивать или уменьшать что-то в сравнении с чем-то. Например: «Сокращение времени простоев оборудования», «Увеличение межремонтных сроков эксплуатации техники» . Таким образом обеспечивается конкретность и измеряемость результатов действий по выполнению функции. Кроме этого, А. Пригожин советует, где можно пытаться формулировать функции через конкурентные преимущества.

Сравним описательный и продуктный подходы на примере функций специалиста по сбыту (таблица 1 ). Продуктный подход обеспечивает предельную конкретность результатов (цели), которых должен добиться работник на данной должности. Вместе с тем такая конкретность потребует своевременной корректировки целей по мере их достижения, чего не требуется при использовании описательного подхода.

Таблица 1. Функции специалиста по сбыту

Описательный подход	Продуктный подход
Заключать договоры на поставку продукции	Увеличить сумму договоров на 10%
Управлять запасами готовой продукции	Снизить запасы до 1/3 дневного поступления
Организовывать хранение, сбыт и транспортировку готовой продукции	Автоматизировать 70% операций
Контролировать поступление средств за реализованную продукцию	Довести предоплату до 30% от суммы договоров
Оперативно учитывать отгрузку продукции по договору	Иметь ежедневные данные по отгрузке продукции

Если в определении функций в качестве консультанта выступает менеджер по персоналу, то он может воспользоваться вспомогательным вопросником, который предложил А. Пригожин (таблица 2 ). Заполнять его он может со слов руководителей подразделений. Обработанные ответы целесообразно обсудить в процессе групповой работы по определению служебных функций данного подразделения в присутствии руководителей подразделений-«клиентов».

Таблица 2. Вопросник для определения служебных функций

№	Вопросы	Ответы
	Как Вы определите основной вклад данного подразделения в успех организации в целом?
	Что данное подразделение делает в организации такое, чего не делает здесь никто? В чем это выражается?
	Каков главный результат работы руководителя данного подразделения?
	Когда выполнение его функций будет считаться самым эффективным?
	Какой продукт работы данного подразделения руководство организации согласно «купить»? (Краткое название и в каком виде он может быть представлен)
	Кто персонально должен быть основным «покупателем» продукта, производимого данным подразделением?
	Что потеряла бы ваша организация, если бы данного подразделения у нее не было?
	По каким параметрам руководство фирмы оценивает главные результаты работы данного подразделения? Перечислите эти параметры в порядке их приоритетности

«Главное, что дает такой метод определения должностных функций, - пишет А. Пригожин, - последовательность в постановке и передаче общеорганизационных целей на все уровни организационной иерархии , а также по горизонтали, т. е. между взаимсвязанными подразделениями и работниками. Вместе с тем таким образом достигается максимальное сближение, состыковка целей и действий работников и подразделений с целями организации и ее руководителей . Кроме того, такие функции становятся контролируемыми , а их исполнение проверяемым» .

Формулирование функций в продуктном виде позволяет преодолеть такие опасные патологии организаций, как неуправляемость, бессубъектность, рассеивание целей. Важное свойство этой методики, как отмечает А. Пригожин, также состоит в том, что она вскрывает неблагополучие и неупорядоченность организационных целей. Иногда руководители только в процессе работы над функциями задумываются о своих управленческих приоритетах.

Но в процессе внедрения продуктного подхода могут возникнуть трудности. Они связаны прежде всего с тем, что такая методика будет для некоторых сотрудников гораздо менее комфортной, чем традиционная, описательная. Большинство людей чувствует себя увереннее, более защищено, когда их функции сформулированы как перечень действий без жесткой привязки к результату. Следствием этого может быть определенное сопротивление использованию этого подхода, попытки перехода к прежним формулировкам. С целью преодоления этих трудностей можно воспользоваться помощью внешнего специалиста-консультанта.

Ролевой подход

Собственно, ролевой подход применим не столько к определению должностных функций, сколько в целом к дизайну индивидуальных позиций работников в структуре организации. Тем не менее, определение рабочих функций в рамках этого подхода существенно отличается от двух предыдущих. Ролевой подход детально представлен в работе современного классика управления персоналом Майкла Армстронга .

Деятельность некоторых организаций характеризуется выдвижением на первый план командной работы. Важность работы в командах и необходимость обладать множеством навыков иногда вступает в противоречие с жестким моделированием должности. В этих условиях, по мнению М. Армстронга, понятие роль лучше отражает новые реалии, чем понятие должность . Он считает, что роль может быть определена широко, и ее определение не должно быть директивным. Внимание здесь акцентируется на поведении работника, «исполнении роли», в процессе достижения цели деятельности. «Понятие роли намного шире, потому что оно ориентировано на людей и на их поведение - оно связано с тем, что люди делают и как они это делают, а не с пристальным вниманием к содержанию работы» . В зависимости от ситуации, некоторым работникам может быть предоставлена определенная свобода действий в применении их навыков.

Внедрение такого подхода начинается с ролевого анализа , предполагающего сбор информации о роли, которую играет работник. В процессе этой работы могут использоваться психологические модели описания ролей и соответствующие психодиагностические методики. По результатам такой работы, а также с учетом анализа навыков и компетенций составляется краткий ролевой профиль , или определение роли, которую должен играть работник, чтобы удовлетворять требования своей работы. В ролевом профиле, как правило, раскрываются общая цель роли, сфера ключевых результатов, дается перечень основных компетенций. Иногда бывает трудно подробно отразить роль в письменной форме, поэтому ее дополнительно поясняет работнику руководитель подразделения в личном общении.

Портновский принцип в определении функций

Если исходить из идеализированного взгляда на организацию, то понятно, что описываются функции должности, а не конкретного человека, занимающего эту должность. Собственно задача кадровых подразделений (опять же в идеале) состоит в том, чтобы подобрать человека, максимально подходящего под заданные должностные функции. Но все-таки нужно признать, что индивидуальные особенности у работников разные. При формальном соответствии должностным требованиям, каждый человек имеет сильные и слабые стороны. С точки зрения организации было бы расточительным не использовать сильные стороны работника, даже если они выходят за рамки служебных функций, и не учитывать слабые стороны. Поэтому А. Пригожин в определении служебных функций предлагает руководствоваться так называемым портновским принципом . Он состоит в том, чтобы не только человека подбирать под определенную функцию, но и функцию выстраивать под человека. «Если мы научимся использовать каждого работника с самой сильной стороны, то он будет работать в соответствии со своими склонностями, будет больше удовлетворен работой и максимально эффективно будет ее исполнять. Фирма и работник обоюдно выигрывают» .

Противники такого принципа считают его слишком трудоемким. Например, если сотрудник увольняется, то функции нужно перестраивать. А они, как правило, у сотрудников организации взаимосвязаны между собой - изменение одной функции требует изменения других. По этому поводу А. Пригожин подчеркивает, что построение организации является трудоемким и постоянным процессом. Руководителям нужно выбирать: им нужны стабильность и определенность или эффективность. К тому же, во-первых, такой принцип годится не для всех должностей, а лишь для творческих, во-вторых, именно при таком подходе текучесть кадров минимальна.

В целом же на содержание служебных функций должны влиять не только индивидуальные особенности исполнителей, их личностный потенциал, но и условия исполнения (место расположения, планировка, техническое оснащение и т. п.), специфика структурного подразделения организации (состав сотрудников, их опыт и стаж работы, репутация у клиентов). Поэтому, например, руководители территориальных филиалов одного и того же предприятия могут иметь отличающиеся друг от друга функции.

Параметры функций

Разработка согласованной системы должностных функций требует учета их параметров. Эдуард Смирнов выделяет четыре параметра функций: трудоемкость , сложность , совместимость и стоимость .

Трудоемкость характеризует фактические затраты рабочего времени, требуемого на выполнение данной функции, и определяется в часах.

Сложность связана с характером выполняемых операций. Выделяют четыре уровня сложности:

нулевой уровень - характеризуется отсутствием правил, инструкций и документационного сопровождения их выполнения;

низкий уровень - характеризуется преобладанием технических операций;

средний уровень - преобладание логических операций;

высокий уровень - преобладание творческой деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных решений.

По совместимости функции бывают одинаковые, однотипные и разнотипные. К одинаковым Э. Смирнов относит функции, выполняемые разными людьми по одинаковым правилам (например, функции продавцов торгового зала). К однотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам, но относящиеся к одной сфере деятельности. Например, в бухгалтерии предприятия могут быть работники, специализирующиеся на заработной плате, налогах и т. д. Разнотипными являются функции, выполняемые по разным правилам и относящиеся к разным сферам деятельности.

Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих конкретную функцию.

Перечень параметров функций, приведенный Э. Смирновым, целесообразно дополнить еще одним - уровнем специализации . Он может быть высоким, когда работник специализируется на одной операции, средним, предполагающим выполнение нескольких операций, и низким, когда работник выполняет множество операций. В целом понятие специализации является многоплановым и заслуживает отдельного рассмотрения.

Виды функций

На сегодняшний день существуют различные подходы к классификации видов функций. Г. Лаукс и Ф. Лирманн различают:

объектные функции , связанные с осуществлением операционной деятельности (трудовыми процессами) и/или принятием объектных решений;

организационные функции , которые включают как осуществление операционной деятельности, так и принятие организационных решений;

коммуникативные функции , предполагающие осуществление операционной деятельности и принятие коммуникативных решений.

Иного взгляда на виды функций придерживается Э. Смирнов . Функции, выполняемые работниками организации, он делит на три большие группы:

производственные , к которым относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний;

управление производственными функциями , к этому виду или группе относятся функции планирования, прогнозирования, организации, координации, стимулирования и контроля деятельности работников, выполняющих производственные функции;

управление управленческой деятельностью - этот вид охватывает функции стратегического управления, внешнего представительства и консультационной деятельности.

Такая классификация представляется более полной и системной. В целом же предполагается, что один и тот же работник может выполнять как функции одного вида, так и сочетание функций различных видов. Достижение оптимального сочетания функций различных видов с учетом их трудоемкости, сложности и совместимости является важной задачей при определении должностных функций.

ЛИТЕРАТУРА

Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. под ред. Ю. П. Каптуревского. - СПб.: Питер, 2004. - 512 с.

Пригожин А. И. Методы развития организаций. - М.: МЦФЭР, 2003. - 864 с.

Лаукс Г., Лирманн Ф. Основы организации: управление принятием решений / Пер. с нем. - М.: Дело и Сервис, 2006. - 600 с.

Смирнов Э. А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 375 с.

Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник для эконом. спец. вузов. - М.: Высш. шк., 1994. - 224 с.

Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. 8-е изд. / Пер. с англ. под ред. С. К. Мордовина. - СПб.: Питер, 2004. - 832 с.

Кадровое делопроизводство и Трудовое право