В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;

работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;

работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их ­наличия). Виза ­согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме ­приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других ­кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при ­рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все ­вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех ­необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, ­начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте . С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чревычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление ­заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ­ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт ­получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (…) О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Статья 79. Прекращение срочного трудового договора Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…). О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, ­сокращении численности или штата работников организации (…) О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на ­любом кадровом документе.

Система регистрации документов внутренней переписки

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

учета наличия документов и отслеживания их движения;

придания юридической силы документам компании;

оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;

защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);

иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в ­существующий журнал);

иметь пронумерованные страницы от начала до конца;

быть прошиты;

быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их ­примерная форма.

Копии и дубликаты

Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Если документ представляется в другие организации, на копиях ­документов (выписках из них) обязательно проставлять печать .

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

* * *

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

1 Собственноручно проставленная дата

2 Собственноручно проставленная дата

Ключевые слова:

1 -1

Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) -- автора документа;

наименование вида документа; дата документа;

регистрационный номер;

гриф утверждения документа;

текст; подпись;

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

• - какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
• - материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что - либо.

Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

• - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
• - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

• - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
• - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

Что можно посоветовать в том случае, если вы хотите доказать, что ваш адресат точно получал ваши послания и отвечал вам, а уже возникли подозрения в его отказе от подтверждения этой информации в дальнейшем? Можно порекомендовать в бумажном варианте письма сослаться на ранее отосланные электронные и полученные в качестве ответа, причем сослаться между прочим, не в качестве основной темы письма. Не забывайте, что не только вам может понадобиться привести электронную почту в качестве доказательства, не стоит легкомысленно относиться к переписке и со своей стороны, в том числе с кандидатами на должность, а не только с работниками. Автор настоящей статьи столкнулся на практике со следующим примером. Сотрудник кадровой службы отказал претенденту на должность, юристу М., по такому дискриминационному параметру, как пол. Руководитель хотел работать с юристом-мужчиной, а резюме прислала женщина.

Придание юридической силы документам на электронных носителях

Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint . Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений.
Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Придание электронному документу юридической силы

Поэтому многие специалисты и считают, что необходимо отдельно определить порядок предоставления и оценки электронных средств доказывания. В проекте закона об электронной торговле предлагается считать, что все экземпляры электронных документов, подписанные установленным законодательством способом, являются подлинниками. У электронного документа не может быть электронной копии.

Но это положение так и остается проектом. На сегодняшний день для исследования в суде электронные документы должны быть преображены в письменную форму, т.е. распечатаны. Цитируя закон: ст. ст. 59 «Относимость доказательств», 60 «Допустимость доказательств», ст. 67 «Оценка доказательств» ГПК РФ Итак, юридическую силу электронному документу придают: — обязательные реквизиты; — подтверждение полномочий создателя; — подлинность и аутентичность.

Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями Федеральных законов. 2. Электронный документ, подписанный электронным аналогом (электронной цифровой подписью), обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом, и может представляться в качестве судебных доказательств. 3. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Электронный документ должен содержать: — регистрационный номер; — регистрационную дату; — подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ; — содержание документа; — наименование организации — создателя документа; — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.
Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.

33.. придание юридической силы документам на машинном носителе

Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен. Электронная почта как доказательство Использование электронной почты в качестве доказательства вызывает огромные сложности прежде всего с установлением личности того, кто послал со своего почтового ящика электронное письмо с той или иной информацией.
Мало того, если содержание электронной почты разглашается без согласия автора сообщения, то письмо можно исключить из числа доказательств, т.к. оно получено с нарушением закона.

Юридическая сила электронного документа

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Внимание

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа? Содержание

• 1 От бумажного к электронному документообороту
  • 1.1 Реквизиты, определяющие юридическую силу
• 2 Защита корреспонденции
• 3 Частные случаи
• 4 Практические рекомендации
• 5 Что дальше?

От бумажного к электронному документообороту В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи.

С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.

Повышение уникальности

Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении. Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку. Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу. Ему надо принести компьютер, с которого велась электронная переписка, чтобы он мог удостоверить факт ее наличия, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий: включение компьютера, запуск почтовой программы, найденные электронные письма. Только тогда электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу.

Электронные документы как доказательства

Подлинность и аутентичность Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭЦП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).
Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника.

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.4-84

Группа Т54

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Унифицированные системы документации

ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Основные положения

Unified systems of documentation. Conferment of
legal force to documents on software and machinogramme
created by computers. General

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. N 3549 срок введения установлен с 01.07.87

ПЕРЕИЗДАНИЕ

Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее - организаций) осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1-88 *, ГОСТ 6.10.3-83 , ГОСТ 8303-93 , ГОСТ 19768-93 , ГОСТ 20731-86 , ГОСТ 25465-95 , ГОСТ 25752-83 , ГОСТ 25764-83 , ОСТ 24.958.01-84 - ОСТ 24.958.74-84, Р 50-54-76-88 , а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классификаторов.
______________
* Утратил силу на территории Российской Федерации.

1.2. Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений министерств, ведомств.

1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, оформленным по ГОСТ 6.38-90* . Образец сопроводительного письма приведен в приложении.
______________
ГОСТ Р 6.30-97** (здесь и далее).

** На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003 . - Примечание "КОДЕКС".

1.5. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма.

1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

1.7. По требованию организации-пользователя для визуального контроля документа, созданного на машинном носителе, преобразуют его в человекочитаемую форму различными техническими средствами отображения данных (дисплеи, печатающие устройства и др.).

2. ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование организации - создателя документа;

местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

наименование документа;

дату изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Примечание. По решению министерств и ведомств допускается использовать для отдельных документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные реквизиты (номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный на машинном носителе документ и машинограмму и др.), отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов.

2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

2.4. Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)* и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.
__________________
* Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38-90 .


Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

2.5. Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится организация.

2.6. Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД)* для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.
______________
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93 .

2.7. Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

2.8. Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические, программые средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4; 2.5 в соответствии с правилами этих положений.

2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителям документов на машинном носителе и машинограммы, их аннулирования и уничтожения устанавливают министерства и ведомства.

3. ПОДЛИННИКИ, ДУБЛИКАТЫ, КОПИИ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ

3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

3.4. Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в человекочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи.

4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММУ

4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация - создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация - создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация - создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограммы обязана известить организации - пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п.2.1 следующие сведения:

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.

ПРИЛОЖЕНИЕ (справочное). ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное

Реквизиты организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы		Гриф ограничения доступа к документу
Заголовок к тексту

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:

	Заводской номер магнитной ленты	Серийный номер тома
			Выпуск продукции
			Реализация
			Транспортировка

Приложение: магнитная лента - 3.

Примечание. Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90.

Текст документа сверен по:
официальное издание
Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. -
М.: ИПК Издательство стандартов, 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001 год
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения