Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.

Сегодня вы узнаете:

1. Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
2. Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
3. Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

• Режим рабочего времени;
• Организация труда;
• Работоспособность сотрудников;
• Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

– это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Вконтакте

Одноклассники

Не теряйте драгоценного времени

По словам кого-то из великих людей, самым серьезным преступлением является не кража имущества, а кража времени. Печально, но это преступление мы с вами совершаем каждый день.

Как много полезного и нужного людям можно было сделать в то время, когда мы торчим у телевизионных экранов или занимаемся пустыми мелочными делами.

К сожалению, вернуть ушедшие впустую часы, дни, годы невозможно. Зато можно научиться проводить с пользой время, которое у нас осталось.

Организация времени невероятно важна для современного человека. О том, как правильно организовать свою жизнь, не тратя времени даром, и пойдет речь в этой статье.

Управление временем это привычка, которую можно приобрести!

Что отнимает много времени?

Чтобы научиться эффективно использовать время, рассмотрим, чем же занят современный человек все 24 часа в сутки.

Итак, рабочий день отнимает от 8 до 12 часов. Из них действительно полезной деятельности отводится 4-6 часов. Все остальное время у нас уходит на перекуры, разговоры, кофе, попытки разобраться в задании шефа и настроиться на рабочий лад.

На то, чтобы добраться на работу и вернуться домой, жители больших городов тратят от 30 минут до 2-х часов.

Обеденный перерыв занимает один час. Хотя сам прием пищи длится не более 20 минут: остальное время уходит на дорогу, очередь в кафе, перекуры и т.д.

Домашние дела отнимают у представительниц прекрасного пола от 4 до 5 часов. Женщины, имеющие детей, тратят времени еще больше.

На сон остается 4-7 часов.

Как видим, график довольно плотный. Однако и при таком раскладе многие ухитряются терять уйму времени. «Каким образом?», – спросите вы. Ниже представлен своеобразный рейтинг самых пустых дел, от которых легко можно отказаться:

>>Измените то, что поступает в ваш мозг, и тогда сможете изменить то, что в нем рождается.

Зиг Зиглар<<

• – походы по магазинам и бутикам (причем многие отправляются туда ради спортивного интереса, совсем не имея при себе денег);
• – возлежание у телевизионных экранов;
• – общение в интернете (по скайпу, в аське и т.д.);
• – посещение социальных сетей (зайдя на «минутку» в « Одноклассники» или «В контакте», можно потерять несколько часов времени);
• – удаление из почтовых ящиков спама (это вынуждены делать сотрудники офисов – и мужчины, и женщины).

Впрочем, этот список можно продолжать до бесконечности. Каждый из нас может назвать еще десятки видов деятельности, из-за которых мы теряем огромное количество бесценных минут жизни.

Проанализировав существующее положение вещей, вряд ли кто-то захочет часть жизни посвятить вещам бесполезным, без которых спокойно можно обойтись.

Так в чем же дело? Давайте научимся рационально использовать каждое драгоценное мгновение жизни, организуем время так, чтобы использовать его максимально эффективно!

Как научиться рационально использовать время?

Эффективное управление временем

Тайм-менеджмент – науку о правильном распределении времени уже давно взяли на вооружение бизнесмены, которые хотят достигнуть ощутимых результатов в своей деятельности. Пригодится она и всем тем, кто хочет более рационально организовать свое время, не терять ни одной минуты зря.

Это касается и домохозяек, мам в декрете, а особенно тех, кто любит полениться часок-другой и не успевает сделать запланированное.

Итак, практические советы по рациональной организации своего времени.

1. Существует такой метод нейролингвистического программирования как «якорение». Основан он на том. Что полезная деятельность привязывается к определенному «якорю» – словам, музыке, движениям и т.д. Например, некоторых вдохновляет классическая музыка, кого-то – любимый кинофильм. То есть для того, чтобы настроить себя на работу, иногда достаточно использовать нужный «якорь».
2. Приобретите ежедневник. Записывайте план работы на день, периодически сверяясь и отмечая выполненные пункты.
3. Наша жизнь состоит из мелочей, уделяйте им внимание. Вместо сигареты с чашкой кофе займитесь чем-нибудь полезным – например, сделайте или проверьте записи в ежедневнике.
4. Не отказывайтесь от отдыха, если вы устали. Своевременная передышка не помешает экономии времени, но даст собраться с силами.
5. Отмечайте самые важные дела. Группируйте однотипные задания. Например, все звонки, которые необходимо сделать, поместите в отдельную колонку, встречи – также. Старайтесь и выполнять пункты таким же образом, сразу всю группу – и увидите, как это удобно и эффективно.
6. Интересный способ экономии времени предложили французы. Известно, что наш мозг работает активнее всего до полудня. Самые неприятные и сложные дела выполняйте с утра. Во-первых, вы сможете сделать это с максимальной отдачей. Во-вторых, оставшееся время с чистой совестью потратите на более приятные и легкие пункты плана.

Возможно, вы еще не готовы признать, что теряете уйму времени. Сядьте вечером, распишите все, чем вы занимались днем по порядку, по минутам.

Увидев, сколько времени было потрачено на пустяки, вы будете поражены. А умножив это время на неделю, месяц, год, вы поймете, отчего до сих пор не добились в жизни поставленной цели, – и немедленно захотите все исправить. И это в ваших силах.

Помните: бережное отношение к времени станет залогом насыщенной, успешной жизни.

Вконтакте

Дата публикации: 06.06.2011

Здравствуйте. Сегодня я хочу анонсировать новую рубрику Life Hack , в которой буду раскрывать секреты самомотивации и эффективной работе в сети. Зачастую новички (да и старички тоже), стремящиеся заработать в интернете, допускают ряд ошибок, одна из которых – это не рациональное использование времени. Если вы также страдаете от этого недуга, то читайте ниже.

• Многие из нас ведут ежедневники, записывая в них планы на день, неделю, месяц. Как вы записываете свои дела?«Купить то-то», «сделать то-то»? Такой подход в корне не верен! Свои цели нужно писать в завершенной форме , то есть «заказал контент на сайт», вместо «заказать контент», или «купил домен», вместо «купить домен». Такое незначительное казалось бы изменение поможет вам концентрироваться на конечном результате, а не на процессе.
• Ставьте себе цели на 15 минут ! Прикиньте, что вы можете успеть сделать за этот промежуток, разделите свой список дел, на такие короткие отрезки, возьмите секундомер и вперед! Каждый из нас знает, когда случается аврал на работе или учебе, то за один день можно сделать успеть сделать столько, сколько не всегда успеваешь за обычную рабочую неделю. Главное условие целей на 15 минут – это строгое следование выбранным временным отрезкам – не успел, отложил, в следующий раз будешь активнее! Если отступить от этого правила, то метод перестанет работать.
• Начните записывать свои «победы» и «поражения» за день! Каждый день у вас что-то получается, а что-то нет. Возьмите себе за правило вносить в свой ежедневник свою главную победу и главный провал. Что это вам даст? Спустя примерно месяц ведения такой отчетности, у вас будет отличная база для анализа! Например среди ваших провалов за месяц трижды написано «проспал на работу» — это рецидив, с которым надо что-то делать, либо купить новый будильник, либо начать раньше ложиться спать – выбор решения за вами, главное, что вы теперь знаете проблемы в лицо. Зачем записывать победы? Что бы видеть свое движение вперед, если акцентировать внимание только на неудачах, то недолго и в депрессию впасть.
• Измерение целей . Часто случается так, что вы ставите себе цели, но изо дня в день не приступаете к их выполнению. Такое возможно по двум причинам:
  • Цель слишком грандиозна и вы не знаете как к ней подступиться. К примеру вы хотите создать мега СДЛ с посещаемостью в 10 000 уников в сутки. Такую задачу с наскока не осилишь, поэтому важно разделить ее на несколько мелких – определиться с тематикой, с источниками трафика, контента и т.д. В этом случае цель из абстрактной и неосуществимой, станет просто сложной, но вполне реальной и вам останется только начать действовать.
  • Цель может быть мелкой и не интересной. Как правило, если дело которой вы должны выполнить не несет немедленной отдачи, если сам процесс не приносит вам удовольствия и кажется мелким, то в таком случае требуется дополнительная мотивация, определитесь зачем нужно это делать. Например «проверить позиции сайтов», зачем? Что бы «оценить эффективность продвижения в топ», зачем? Что бы «внести коррективы», зачем? Что бы «увеличить трафик», зачем? Что бы «заработать больше денег». Идея думаю ясна.

В целом важно запомнить принцип – если сложно, задавайте себе вопрос «как?», если не интересно, задавайте вопрос «зачем?».

• Цель «я не могу» . Если поставленная цель кажется не осуществимой, то попытайтесь представить в каком случае вы бы смогли осуществить задуманное. Возможно для достижения цели вам нужны рекомендации профессионала, большие денежные ресурсы, или много свободного времени. Попытайтесь представить, что все это у вас есть (реалистичность в данном случае играет последнюю роль). Отлично, какие теперь будут ваши действия? Продумайте все до мелочей, приучите свой мозг думать, что цель достижима и реалистичное решение возникнет само собой.
• Успевайте все делать вовремя и не опаздывать . Как показала практика, опоздание – это не вопрос пробок и загруженности работой, все проблемы таятся в вашей голове Вы ведь не опоздали бы на торжественную церемонию где вас ожидал бы «Оскар»? Когда в следующий раз вы будите собираться на встречу, представьте, что там вас ждет не клиент, а скажем мер города, найдите способ замотивировать себя!
• В заключение еще одна техника, она называется «мечта на 15 минут» . Возьмите себе за правило уделять 15 минут в день своим мечтам – местам, где бы вы хотели побывать, людям, с которыми бы вы хотели познакомиться и т.д. Важно именно мечтать, а не перебирать возможные пути решения текущих проблем. Эта техника поможет вам не закостенеть в сегодняшнем дне, а постоянно стремиться вперед и расти над собой.

На сегодня все. Надеюсь вы осилили статью до конца и она поможет вам рационально использовать свое время. Если есть что сказать, то прошу в комментарии.

комментариев 11

1. Маруся написал:
   07 Июн 2011 в 2:36

   Спасибо! 🙂

2. Татьяна Касумова написал:
   07 Июн 2011 в 14:56

   Очень хорошая статья. Сейчас у многих людей, которые занимаются бизнесом, нехватка времени. Если не анализировать, куда уходит время, успеть ничего не возможно. А от этого, конечно же, опускаются руки. Спасибо.

3. Ольга написал:
   07 Июн 2011 в 15:03

   О работе с целями есть одна старая притча: у мудреца спросили, как достичь глобальной цели, мудрец ответил — точно так же как бы вы съели слона, то есть по частям. Мелкими шагами. тренинг на 15 минут я еще не встречала. Попробую вписать его в свой день.

4. Ольга написал:
   07 Июн 2011 в 17:09

   Благодарю, за познавательную статью!

5. Валентина Запорожец написал:
   07 Июн 2011 в 18:05

   Спасибо, Игорь, за пост! В свое время нас никто не учил тому, что нужно цели ставить, цели нужно писать, с ними нужно работать. И мы жили, как Бог на душу положит. Но, оказывается, были мудрые люди, которые делали это задолго до нас.
   Помните, был такой исследователь Арктики Отто Шмидт? Он умудрился в 14 лет определить свои жизненные цели. Шмидт написал их, а когда подсчитал, сколько времени необходимо для осуществления этих целей, оказалось -240 лет! Он понимал, что все эти цели осуществить физически невозможно, и вычеркнул второстепенные. То, что осталось, Шмидт снова подсчитал, и оказалось, что на их реализацию ему нужно около 120 лет. Но это остались только самые важные цели, и он ничего уже вычеркнуть не мог.
   Так вот, он умер в 64 года и к этому времени осуществил практически все свои цели, которые догадался поставить в юности!
   Цели - это мощный стимул нашего движения вперед.

6. Salima написал:
   08 Июн 2011 в 11:51

   Здравствуйте!

   Спасибо за дельный совет.
   Больше всего понравился пункт «Успевайте все делать вовремя и не опаздывать», это как раз написано для меня.
   Хотелось бы побольше задержаться на вашем блоге, но извините опаздываю на вручение «Оскара.» 🙂

   С уважением

7. игорь написал:
   08 Июн 2011 в 19:25

   Пункт победы и поражения я бы изложил так «Начиная очередное мероприятие в плане ставте жирный «минус» в конце дня подводя итоги,максимально честно ответьте себе выполнил или нет. Если выполнил «минус» зачеркиваем перпендикулярной четочкой, получаем «плюс», минусы переносим на следующий день». Далее анализ сделанного и девиз А. Суворова — тактические задачи решать как в «шашках» думай на один ход вперед.

8. Виктория написал:
   09 Июн 2011 в 23:50

   Здраствуйте) спасибо за столь ценые советы.с завтришнева дня хочу проверить их в жизне!!!не стандартный подход. я такой челове что много чего хочу зделать знаю з чего начатьно ничего ни делает понимаю породокс но не могу себя заставить, низнаю может у меня нет силы воли.
   так что попробую реализувать это в жизнь

9. Лена написал:
   10 Июн 2011 в 17:51

   Хорошая статья,нужно попробовать))

10. Tatiana написал:
    03 Янв 2012 в 14:07

    Спасибо, информация интересная и полезная
    tgordienko.ru

11. Sonny написал:
    29 Июн 2015 в 19:13

    Статья не плохая, написана со смыслом, содержание понравилось, осталось, только внести все выше написаное в практику.

Как управлять временем (Тайм-менеджмент) Потапов Сергей

1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

Человек, который никогда не задумывался о том, насколько эффективно он использует свое время, в конце концов сталкивается с ситуацией, когда бесконечную вереницу дел, каждое из которых по-своему важно, уже невозможно втиснуть не только в рабочие часы, но и в те 24 часа, которыми исчисляются сутки. А ведь следующие сутки чреваты новыми делами, такими же неотложными, и человек начинает понимать, что положение его безвыходно.

Очень много времени зачастую уходит на выполнение работ, в общем и целом бесполезных.

Наверное, каждый хоть раз в жизни сталкивался с подобной ситуацией. На грани цейтнота, понимая, что ничего не успеваем, и от этого теряя способность рассуждать здраво, мы готовы схватиться разом за все, хотя интуиция подсказывает, что это все равно не поможет. Лучшее, что можно предпринять в такой ситуации, – успокоиться и 15-20 минут просто посидеть, ничего не делая. А после этого смириться с тем, что чего-то вы сегодня все-таки не успеете, и выделить для себя те дела, которые еще реально сделать за оставшееся время.

Группы дел

Перечень дел, которые необходимо переделать за день, включает не только деловые встречи, работу с документацией и прочее, что касается профессиональных обязанностей менеджера. Даже если вы отчаянный трудоголик и бесконечно преданы своей фирме, вы так же, как и любой другой человек, должны в определенное время поесть, поспать и отдохнуть. Это привычные повторяющиеся занятия, которых нельзя избежать и которые, разумеется, требуют времени.

Кроме повседневных занятий, которые связаны с жизнеобеспечением и по определению предсказуемы, почти ни одного дня не обходится без того, чтобы не возникло что-нибудь неожиданное и очень часто срочное.

Еще одна группа занятий, которую можно выделить, структурируя свой день, – это дела запланированные. В этот блок входит значительная часть того, что необходимо сделать на работе, а также некоторые бытовые мелочи тоже весьма полезно бывает заранее распределить по времени и по степени важности.

Для того чтобы правильно распределить все упомянутые виды занятий в течение своего дня, необходимо прежде всего решить для себя, какие из них имеют наибольшую, а какие – наименьшую значимость, т. е. необходимо расставить приоритеты.

Вероятность возникновения срочных дел тоже необходимо учитывать тому, кто хочет использовать свое время рационально.

Необходимо отметить, что в организациях, где уделяется достаточно внимания мотивации и профессиональный рост зависит от реального вклада работника в общий успех фирмы, личные и корпоративные цели обычно взаимосвязаны и одни достигаются за счет других.

Из книги Будда, мозг и нейрофизиология счастья. Как изменить жизнь к лучшему. Практическое руководство. автора Мингьюр Йонге

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МЫСЛЕЙ Когда мысли возникают, я не считаю их недостатками, а осознаю их пустотность и оставляю их такими, каковы они есть. Гоцангпа. Высшее наслаждение Даже после того, как вы подружились со своими пятью чувствами и научились использовать поступающую от них

Из книги Движения магии: дух Тайцзи-цюаня автора Клейн Боб

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭМОЦИЙ Не следует видеть в себе беспомощную жертву собственных эмоций. Калу Ринпоче. Тихо нашёптанное Поскольку эмоции, как правило, бывают яркими и стойкими, они могут быть даже более полезными, чем мысли, в качестве опоры для медитации. Мой отец и другие

Из книги Избранные проповеди автора Уэсли Джон

Использование ума В вышеописанном случае думающий ум сотрудничает с гомеостатическими процессами тела. Обе стороны открыто связаны и имеют общую цель - хорошее самочувствие человека.Ум может смотреть в будущее и осознавать, что определенный образ действия будет

Из книги Живая кухня. Трансерфинг обновления автора Зеланд Вадим

15. Использование денег Я говорю вам: приобретайте себе друзей богатством неправедным, чтобы они, когда обнищаете, приняли вас в вечные обители. Луки 16:9 Правильное использование денег - это один из аспектов христианской мудрости. Деньги - это предмет, часто обсуждаемый у

Из книги Очищение. Том.2. Душа автора Шевцов Александр Александрович

Что одержит победу: эмоциональное или рациональное? Родившись в семье итальянских иммигрантов третьего поколения, я до сих пор помню ароматный запах соуса «Маринара», который готовил для обеда в сочельник под бдительным оком моей бабушки. В современном обществе

Из книги Ключи к здоровью автора Гамлешко Ирина

Глава 11. Рациональное доказательство бессмертия души. Кудрявцев-Платонов К девяностым годам русская религиозная наука о душе подошла работой «Бессмертие души» профессора Московской Духовной Академии Кудрявцева.Виктор Дмитриевич Кудрявцев (1828–1891) был яркой фигурой в

Из книги Тибетская йога сна и сновидений автора Ринпоче Тендзин Вангьял

Из книги Парадокс перфекциониста автора Бен-Шахар Тал

Из книги Все лучшее, что не купишь за деньги. Мир без политики, нищеты и войн автора Фреско Жак

Использование чакр Полная активизация чакр и обучение контролю над ними может потребовать многих лет, в зависимости от врожденных способностей. Однако это не помешает вам использовать их в очень простом варианте - для достижения успехов в ВТО и осознанных снах на самом

Из книги Формирование личной харизмы [Интегральный навык] автора Титов Кирилл Валентинович

Что общего у вас с этим человеком? У вас, как и у него, есть 24 часа в день на развитие. Когда вы просыпаетесь утром, неважно, кем вы были вчера, вы начинаете все с чистого листа. Вы должны научиться полностью контролировать и направлять свою жизнь. Вот несколько советов и методик, как освободить свое время и использовать его более эффективно.

Как освободить свое время

Определите, сколько времени тратите сейчас

Мы живем в эпоху отвлечений. Поэтому мы должны обращать внимание на то, чем занимаемся и на что тратим свободные часы. Определите, на что у вас уходит больше всего времени (занятия, которые никак не помогут вам добиться вашей цели).

Будьте честны с собой. Оцените, как часто сидите в социальных сетях, смотрите YouTube или телевизор. Это не значит, что вам нужно сразу от всего этого отказаться. Вы просто должны понимать, как распоряжаетесь своим временем. Только вам выбирать, во что инвестировать свое время.

Оптимизируйте сон и просыпайтесь раньше

Выберите лучшее время, когда стоит ложиться спать и когда просыпаться. Попробуйте разбить свой сон на циклы, которые будут длиться по 90 минут. Это будет выглядеть примерно так: 1,5 часа > 3 часа > 4,5 часа > 6 часов

У вас было такое, что после одиннадцати часов сна вы все равно чувствовали себя невыспавшимся? Потому что вы проснулись посреди цикла.

Или как после трех часов сна вы чувствовали себя бодрым и полным энергии? Опять-таки, циклы.

Выработав привычку просыпаться рано, вы сможете несколько часов уделять себе и своим целям. Вот несколько советов, как это сделать:

Ложиться спать в одно и то же время

Постепенно просыпаться раньше (Если сейчас вы просыпаетесь в восемь утра, а хотите в шесть, начните с 7:50, затем – 7:40 и продолжайте в том же духе, пока не добьетесь желаемого результата)

В первое время вы можете чувствовать спад энергии, но это нормально: так ваше тело привыкает к новому расписанию. В таких случаях попробуйте поспать 20-30 минут.

Используйте с пользой «мертвое время»

Мертвое время – время, потраченное на занятия, которые не требуют серьезных умственных усилий. К таковым относятся, например, покупка продуктов или тренировки в спортзале. Попробуйте в такие моменты заниматься еще чем-то полезным. Например, слушайте аудиокниги, подкасты, практикуйте языки в Duolingo или Memrise.

Как эффективно использовать время

Установите цели

Вы должны с умом распоряжаться своими ресурсами. Если вы не установите цели, вы просто будете тратить время впустую. Поэтому очень важно правильно распределять свои ресурсы. Вы должны знать, к чему стремитесь.

Цели работают, как объектив камеры. Если вы правильно направите объектив и настроите фокус, у вас получится четкая фотография. Если нет – фотография будет размытой.

Попробуйте планировать на год вперед; установите три-пять главных целей для самых важных аспектов вашей жизни (работа, здоровье, отношения, личный рост, путешествия). Ваши цели должны быть конкретными. Все, что вам нужно сделать, – записать их на лист бумаги и начать к ним двигаться.

Определите занятия, которые при минимальных усилиях принесут максимальный результат

Тут вы можете применить закон Парето или принцип 20/80. Согласно этому принципу, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

Задайте себе вопрос:

Если бы я мог целый день заниматься одним делом из списка, какое бы из них принесло мне максимальную пользу и приблизило бы к цели?

Затем задайте себе второй вопрос:

Если бы я мог выполнить еще одну задачу из списка, что бы это было?

Наконец, спросите себя про третью задачу.

Придумайте утренний ритуал

Эффективный утренний ритуал – это отличный способ начать свой день. Он должен состоять из наиболее полезных занятий, которые помогут вам достичь целей.

Например, если вы хотите начать вести блог, вы должны писать как минимум одну статью в неделю. Попробуйте писать что-то каждое утро по 30-60 минут. Вот несколько советов, как сделать утренний ритуал еще более эффективным:

Пейте воду

Ваше тело только что пережило шесть-восемь часов без воды. Дайте ему возможность восстановиться.

Сделайте что-то хорошее

Сделайте что-то, чем будете гордиться – например, заправьте постель.

Занимайтесь спортом

Лучше всего начать день с зарядки.

Делегируйте, устраняйте или автоматизируйте задачи

Обычно мы думаем, что можем сделать все сами. Найдите среди всех своих задач те, которые не приносят никакой пользы. Выберите, какие из них вы можете делегировать кому-то другому. Подумайте, можете ли вы убрать некоторые дела из своего списка или автоматизировать их.

Например, Здравко Цвийетич каждый день тратил как минимум два часа на приготовление еды. Он решил сэкономить это время и стал заказывать доставку из ресторанов. Освободив эти два часа, он мог заниматься полезными делами, которые помогли бы ему добиться целей в будущем.

Заблокируйте время или «поставьте в календарь встречу с самим собой»

Проводите время наедине с собой и позаботьтесь о том, чтобы вас в такие моменты не беспокоили. Используйте эту возможность для того, чтобы сфокусироваться на действиях, которые помогут вам в достижении будущих целей.

Разбивайте работу на периоды

Это довольно интересный совет. Вы можете воспользоваться методом «Помидора». Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, сопровождаемые короткими перерывами. Это поможет максимально увеличить вашу продуктивность и не перегореть.

Войдите в поток

Поток – это время, когда вы полностью погружены в задачу и на сто процентов сфокусированы. Очень важно понимать, над чем вы работаете, и что это поможет вам достичь целей в будущем. Совет: один из лучших способов войти в поток – найти подходящую музыку.

Дневной сон – это важно

Конечно, после выполнения серьезной задачи вам нужен будет отдых. В таком случае найдите тихий уголок в офисе или дома и закройте глаза. Необязательно именно засыпать, просто позвольте своему телу расслабиться.

Помните про временной буфер

Временной буфер охраняет нас от всего, что может пойти не по плану. Если вам назначили встречу на 15:00, придите в 14:45. Просто на всякий случай. Если вам нужно сдать проект к 1 июля, закончите его к 28 июня.

Не переживайте, если что-то идет не по плану

Даже если вы станете экспертом в области тайм-менеджмента, вы все равно будете сталкиваться с непредвиденными обстоятельствами. Обычно это не будет зависеть от вас. Если кто-то опаздывает на встречу с вами, для начала выдохните. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы почитать книгу или послушать подкаст.

Следите за тем, на что тратите время

Следите за своими основными занятиями на протяжении всей недели, а затем оценивайте их важность. Так вы сможете увидеть причины неэффективности и исправить это в следующий раз.

Оцените свои результаты

Раз в неделю выделите тридцать минут на то, чтобы оценить свои текущие результаты. Что было продуктивным? Фокусируйтесь больше на этом. Что было неэффективным? Делегируйте это, устраняйте или автоматизируйте.

Выделите один день на рутинные дела

Посвятите один день рутинным делам – например, покупке продуктов или уборке квартиры.

Говорите «нет» собраниям, которые не имеют определенного результата

На прошлой работе Здравко Цвийетич постоянно перед собраниями задавал коллегам вопрос, каков будет их результат, и если такового не было, он просто туда не приходил либо приходил только тогда, когда обсуждались именно его задачи. Таким образом он не тратил время на бесполезные дела и занимался чем-то более важным.

Говорите «нет» электронной почте, пока не закончите с утренним ритуалом

Не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день.

Говорите «нет» вещам, которые не совпадают с вашими целями

Очень важно научиться говорить «нет» и таким образом делать свою жизнь проще. Помните: вы не говорите «нет» другим, вы говорите «да» себе.

Награждайте себя

Ваша жизнь не должна быть распланирована до последней минуты. После продуктивной недели отдохните.

Выработайте ночной ритуал

У вас был очень продуктивный день. Вам пора отдохнуть. Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем.

Технологический детокс

За час до сна выключите ноутбук, телефон и другие электронные устройства. Поговорите с любимым человеком, почитайте книгу или подготовьтесь к завтрашнему дню – подумайте о своих задачах, что наденете и где пообедаете.

Вывод

На выработку этих привычек у вас может уйти несколько лет, но поверьте, результаты будут ошеломляющими. Вы должны понимать, что не вернете потраченное время, поэтому проживайте каждый день максимально продуктивно. Конечно, вы не сможете выполнять все эти советы идеально и вы не должны к этому стремиться.

Думайте о маленьких вещах, которые вы можете контролировать. Вы сами решаете, когда просыпаться, когда выполнить первый, второй пункты из своего списка. Когда вы делаете эти маленькие вещи, все остальное больше не имеет значения, другие проблемы больше не под вашим контролем и вам не нужно о них переживать.

Попробуйте применить эти техники на практике и вы увидите, что можете достичь намного большего.