Как правильно внести изменения в приказ. Изменения и дополнения к приказу
Реальность деятельности хозяйственного субъекта такова, что со временем могут меняться факторы, влияющие на него. Например, появляться новые законы, увольняться и поступать на работу работники и т. д. Поэтому, периодически возникает необходимость вносить изменения в ранее принятые распоряжения. В соответствии с законодательством для этого опять же требуется издавать приказ об изменении приказа.
Если произошедшее событие повлияло на деятельность предприятия, то ответственному лицу необходимо принять решение, что лучше – отразить изменение в другом приказе или вообще принять новое распоряжение. При этом нужно, в основном, ориентироваться на то, что если первое распоряжение затрагивает широкий круг работников, то лучше будет оформить приказ о внесении изменений в приказ.
Например, приказ о назначении ответственных за технику безопасности в каждом подразделении, затрагивающий четырех сотрудников, из которых один уволился, требует изменить информации только об одном из них.
Чтобы не бегать и снова не собирать ознакомительные подписи других, отделу кадров достаточно составить этот документ для отражения изменения. Когда же оно касается только одного человека, то рациональней будет издать новое распоряжение.
К событиям, влияющим на деятельность фирмы, можно отнести также смену сотрудниками своих личных данных, профессии, трудовой функции, вступление новых законодательных актов и т.д. В любом случае, необходимо о возникшем несоответствии заполнить докладную или служебную записки. Это обязанность возложена на руководящий состав подразделения, или данные бланки могут поступать от самих же работников.
На их основе издается приказ о внесении изменения. Его, как и обычное распоряжение, должен подписать руководитель компании, а также его надо отметить в журнале регистрации. После этого данное распоряжение направляется для изучения соответствующим работникам, которые после этого ставят свои визы.
Количество вносимых изменений в приказы ничем не ограничивается, однако, рациональней издать новое распоряжение, чем корректировать ранее уже измененные.
Иногда в связи с важностью рассматриваемого вопроса, изменения вносить в приказ нельзя, тогда предыдущий документ отменяется, и издается новый. Для этого используется приказ об отмене приказа.
Приказы о внесении изменений желательно хранить вместе с первоначальными распоряжениями. Это позволит эффективно построить работу с ними.
Как правильно составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ
Каждый делопроизводитель должен знать как внести изменения в приказ.
Для него не существует стандартной формы, обычно для этих целей применяют фирменный бланк компании. В начале листа необходимо подробно записать полное название организации, ее налоговые коды ИНН и КПП, адрес нахождения и контактный телефон.
После этого посередине пишется слово «Приказ», и проставляется его порядковый номер. Под ним он в дальнейшем должен быть зарегистрирован в книге учета приказов.
Затем на новой строке указываются место и дата составления.
Следующим этапом записывается название нормативного акта. Оно обязательно должно включать номер, дату и полное наименование приказа, в который вносятся исправления.
Потом указывается слово «Приказываю», и после него по пунктам перечисляются производимые действия. Они могут включать в себя:
- Номера пунктов, которые признаются не действующими и их новая редакция;
- Информацию, которой необходимо расширить действие ранее изданного приказа;
- Действия, которые нужно совершить в соответствии со сделанными изменениями;
- Список должностных лиц, которые отвечают за исполнение внесенных изменений.
Ниже можно указать перечень документов, на основании которых производится внесение изменений. Это может быть заявление сотрудника, докладная записка, решение учредителя и т. д.
Приказ подписывает директор компании. После этого идет перечень фамилий работников, которые упомянуты в составленном распоряжении. После их ознакомления с новым приказом, они ставят там свою подпись.
Нюансы
На нормативном акте, в который было внесено изменение, лучше всего поставить отметку, что он действует в редакции соответствующего приказа с указанием его реквизитов.
Если внесение изменений связано с вступлением в должность нового работника, то ему необходимо также передать для ознакомления текст основного приказа. Указание об этом можно вынести в отдельный пункт нового приказа.
Приказ о внесении изменений в приказ может потребоваться в том случае, если возникает необходимость изменить определенные пункты ранее изданного документа. В статье рассмотрим когда вносят изменения в приказ и как правильно это сделать.
В какие приказы могут вноситься изменения
Внесение каких-либо изменений возможно практически в любой распорядительный документ, например:
- относительно условий труда работников;
- касаемо определенных локальных документов (например, штатного расписания или графика отпусков);
- в части отношений между работодателем и работниками.
С какой целью вносят изменения в приказ
Приказ является документом, который регулирует правовые отношения в компании в соответствии с законодательством и имеет юридическое значение. Поэтому если в организации происходят какие-либо изменения, которые требуют внесения изменений в приказ, то это необходимо сделать. Хотя некоторые компании этим пренебрегают.
Любой приказ должен быть исполнен, однако если один из его пунктов содержит ошибку, то в случае возникновения разногласий доказать правоту работодателя будет сложно . В итоге это может привести к тому, что работодатель будет привлечен к административной ответственности.
Порядок внесения изменений в приказ
Если в организации возникает необходимость внести в какой-либо приказ изменения, то придерживаться следует следующего порядка действий:
- В первую очередь руководитель должен принять решение о том, что внесение изменений в приказ действительно необходимо.
- Далее издается приказ, в котором указывается в какой документ вносятся корректировки, а также перечень пунктов, которые подлежат изменению.
- Подписывает документ руководитель компании, а также сотрудники, ответственные за его исполнение. С указанной в приказе даты документ признается вступившим в силу.
Важно! Сколько именно раз можно вносить изменения в приказ законодательство не предусматривает. То есть это можно делать неограниченное число раз. Однако, если распорядительный документ требует сильного редактирования, либо его пункты стали уже неактуальными, то проще будет его просто отменить, а если это требуется, то издать новый приказ.
Кто составляет приказ о внесении изменений в приказ
Возложить обязанность по внесению изменений в распорядительный документ можно абсолютно на любого работника компании. При этом он, конечно, должен иметь определенные полномочия, а также уметь составлять распорядительные документы. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы, юрисконсульты или секретари.
Независимо от того, какой именно сотрудник составляет приказ, подписывает его только руководитель . Без подписи руководителя приказ не получает статус законного документа, а значит его можно будет оспорить в трудинспекции или суде.
Основания для приказа о внесении изменений в приказ
Как составить приказ
Специальной формы для составления приказа о внесении изменений в приказ нет, то есть организация вправе составить его в свободной форме. Кроме того, компания вправе разработать свой бланк документа и далее работать по этому образцу. Однако в любом случае необходимо помнить, что документ должен быть составлен в соответствии с требованиями делопроизводства и включать в себя следующее:
- наименование работодателя;
- номер договора, дата и место его составления;
- основание для составление документа, обоснование его издания.
Важно! Документ обязательно должен содержать ссылку на приказ, в который вносятся изменения, а также перечень всех изменений, которые вносятся в документ. Помимо этого назначаются лица, ответственные за исполнение указаний руководителя, изложенных в приказе.
Требования к оформлению документа
Приказ может быть напечатан на компьютере или составлен от руки как на фирменном бланке компании, так и на простом листе. В обязательном порядке в приказе должна стоять подпись руководителя или иного лица, уполномоченного действовать от имени директора. Приказ также обязаны подписать лица, ответственные за его исполнение, а также лица, которых приказ касается напрямую. Составляется приказ о одном экземпляре, но при необходимости могут быть изготовлены его заверенные копии.
Важно! Пока приказ действует, он храниться вместе с другими распорядительными документами. После того, как документ теряет свою актуальность, его направляют в архив. В архиве приказ храниться уже определенный положенный срок, который установлен законодательством.
Порядок применения приказа
Издание нового приказа в замен ранее изданного не всегда является целесообразным. Например, если внесенные изменения касаются только ограниченного числа лиц, а в случае издания нового документа с ним потребуется ознакомить большое количество сотрудников.
К событиям, которые могут потребовать внесения изменений в приказ могут являться изменение личных сведений о сотрудниках или их трудовых функций, смену должностного лица, внесение изменение в штатное расписание и т.д.
Обо всех фактах, которые оказывают влияние на работу руководителю сообщают в докладной (служебной) записке, либо в заявлении. Подать эти документы могут как лица заинтересованные в этом, так и руководители подразделений. Должностные лица, ответственные за изучение данных фактов оформляют необходимое распоряжение. После издания документ визирует руководитель и его фиксируют в книге регистрации приказов.
Важно! Если внесение изменений в приказ связано с приемом нового сотрудника, то работника необходимо ознакомить с основным действующим документом в прежней редакции, так как основные положения установлены именно в нем. В приказе указание об ознакомлении может быть выделено отдельным пунктом.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Как определить, когда следует издать новый приказ, а когда внести изменения в ранее изданный документ?
Ответ: Такое решение каждая организация принимает самостоятельно исходя из принципа рациональности. Если проще отменить действующий приказ и издать новый, то никаких препятствий для этого нет. Если же проще издать приказ о внесении изменений в действующий документ, то делать это можно сколько угодно раз.
Приказ о внесении изменений в положение о командировках компании чаще всего составляют, если корректировок немного и их надо утвердить. Тогда не обязательно разрабатывать новое положение, достаточно сделать приказ о внесении изменений в действующее. Бланк и образец приказа о внесении изменений в положение о командировках в году - в нашей статье.
После вступления с 8 января года постановления Правительства РФ от 29.12.14 № 1595 об отмене командировочных удостоверений, компаниям потребуется внести изменения в положение о командировках.
Компания вправе сама решить, как внести изменения в положение о командировках. утвердить новое или внести изменения в действующее. Если изменений не так много, можно использовать второй вариант, к тому же он удобнее. Есть несколько опасных реквизитов, к заполнению которых надо отнестись внимательно. Например, безопаснее записать в обновленном положении, что оно начинает действовать с 8 января, даже если компания меняет его позже. Именно с этой даты изменился перечень документов, которые подтверждают период командировки. А компания не вправе отсрочить вступление в силу постановления правительства.
Еще есть важный момент: надо внести изменения в положение, даже если компания планирует и дальше использовать отмененные документы (удостоверение, служебное задание, отчет). Но отказаться от новых документов, например, служебного задания, компания не вправе. Обязанность составлять эти документы надо прописать в положении о командировках. На примере покажем, как все правильно оформить.
Приказ о внесении изменений в положение о командировках. Образец заполнения
Пример формулировки приказа о внесении изменений в график отпусков
На протяжении года в утвержденный график отпусков в случае их переноса могут вноситься соответствующие изменения. Внесение изменений в график отпусков возможно по инициативе как самого работника, так и руководителя организации. Перенесение отпуска по инициативе руководства может проводиться только в том случае, если этого требуют интересы производства, однако такой перенос отпусков не может применяться систематически.
Приказ о перенесении отпуска издается при наличии письменного согласия работника. Кроме того, перенос отпуска должен согласовываться с профкомом либо другим органом, уполномоченным трудовым коллективом на представительство. Часть отпуска, составляющая 24 календарных дня, должна быть использована до конца текущего года.
На момент начала отпуска работник являлся временно нетрудоспособным;
Период ежегодного отпуска совпадает с отпуском по учебе, выполнением общественных или государственных обязанностей, на время исполнения которых он должен быть освобожден от выполнения основных рабочих обязанностей;
Основной отпуск совпадает с отпуском, предоставляемым по беременности и родам.
Внесение изменений в распорядительные документы организаций
Распорядительные документы создаются в деятельности каждой организации, и часто наступает момент, когда в силу самых разнообразных причин изданные ею распорядительные документы теряют свою актуальность и нуждаются в изменении. В зависимости от того, насколько значительными являются необходимые изменения, можно либо признать такие документы утратившими силу и издать вместо них новые по тем же вопросам, либо внести в документы требуемые исправления.
И.Н. МЕЛЕЩЕНЯ.
главный эксперт-методист консалтинговой группы Термика
К системе распорядительной документации относятся издаваемые действующими на основе принципа коллегиальности органами управления постановления и решения. а также издаваемые в условиях единоличного принятия решений приказы, распоряжения и указания.
Внесением изменений в распорядительный документ считаются любые из следующих действий:
Таким образом, внесением изменений в документ является не только замена в нем отдельных слов, цифр или целых предложений на другие, но и исключение из документа каких-либо элементов без замены, а также добавление новых элементов.
Порядок внесения изменений в распорядительный документ
Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации, при разработке которых следует руководствоваться требованиями, устанавливаемыми федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации к процедуре внесения и оформлению изменений нормативных правовых актов. При разработке собственных нормативно-методических документов организации могут использовать, например:
Регламент правительства Москвы (утв. постановлением правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП);
Основное правило, которое следует помнить при возникновении потребности в изменении распорядительного документа: внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается. Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.
Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т. е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение - распоряжением и т. д.
Так же поступают и в том случае, когда изменения вносятся не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструкцию, положение, перечень и т. п.
Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:
1. Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
2. В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.
Первый способ, как правило, используется, если в документ вносятся множественные изменения либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Например:
Увеличить документ
В случае когда необходимость внесения изменений в ранее изданный документ обусловлена изданием нового распорядительного документа, положения о внесении изменений могут включаться непосредственно в разрабатываемый документ. Например:
Увеличить документ
Для нормативных правовых актов законодательством установлен порядок, в соответствии с которым разработка проекта документа о внесении изменений осуществляется непосредственно органом (структурным подразделением), подготовившим подлежащий изменению документ, либо по согласованию с данным органом (структурным подразделением). Такое положение, содержится, в частности, в Регламенте правительства Москвы (п. 3.2.1).
Использование аналогичного подхода к подготовке проектов документов о внесении изменений в распорядительные документы организации, несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве, также представляется целесообразным.
Составление заголовка к тексту документа о внесении изменении
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Исходя из данного определения, заголовок документа, посвященного внесению изменений в документы организации, должен отображать данный факт. При формулировании заголовка рекомендуется руководствоваться теми же правилами, которые установлены законодательством для нормативных правовых актов:
Независимо от конкретного содержания документа, т. е. независимо от того, какого рода изменения в ранее изданные документы организации он вносит (заменяет слова или цифры;исключает слова, цифры, предложения;излагает в новой редакции какие-либо структурные единицы документа и т. д.), начинать заголовок следует словами О внесении изменений в. (или О внесении изменения в. . если изменение одно), после которых необходимо указать вид документа, в который вносятся изменения, его дату и регистрационный номер, например:
В случае когда разрабатываемый документ признает утратившим силу одну-две структурные единицы ранее изданного документа и никаких других изменений не вносит, заголовок начинается со слов О признании утратившими силу. (или О признании утратившим силу.), после которых указываются эти структурные единицы;
В целях повышения информативности в заголовке документа о внесении изменений может указываться также и заголовок изменяемого документа;
Если изменения вносятся в два документа, в заголовке они перечисляются в хронологическом порядке, например:
Если разрабатываемый документ вносит изменения в три и более документа, заголовок должен формулироваться обобщенно, например:
О внесении изменений в отдельные приказы в связи с утверждением Правил внутреннего трудового распорядка
Перечисленные рекомендации следует соблюдать при составлении заголовков к тексту документов, создаваемых исключительно для внесения изменений в ранее изданные документы организации. В том случае, когда внесение изменений не является основной целью издания распорядительного документа и этому вопросу посвящены только некоторые его положения, заголовок должен выражать основное содержание создаваемого документа. Включать в заголовок информацию о том, что документ еще и вносит изменения в какие-либо документы, нет необходимости.
О требованиях к структуре и содержанию документа о внесении изменений читайте в следующем номере журнала.
Локальный нормативный акт - документ содержащий нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).
К локальным нормативным актам относятся, в частности:
Приказ о внесении изменений в локальные нормативные акты относится к приказам по основной деятельности организации и подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
Оформление документа
Трудовым законодательством не предусмотрена унифицированная форма этого приказа. Кадровые специалисты оформляют приказ о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты произвольно.
Составление документа
Образец приказа о внесении изменений в локальные нормативные акты обязательно должен содержать.
Бланк приказа о внесении изменений в локальные нормативные акты подписывается руководителем организации или уполнеомоченным лицом. Заинтересованных лиц с приказом знакомят под подпись.
Хранение документа
Приказ о внесении изменений в локальные нормативные акты регистрируется в журнале приказов (распоряжений) и хранится в организации постоянно, как документ по основной деятельности согласно ст. 19 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа г.
Как правильно внести изменения в приказ
Добрый день. Подскажите, как правильно внести изменения в приказы. Сотрудник уволился, он был членом комиссии, теперь в место него нужно включить нового.
Пример: Приказ №____ от ____
о внесении изменений в приказы ООО Яблочко
Во изменение приказа ООО Яблочко № 01 (1252) от 11.01. г. в связи с увольнением зам. директора по общим вопросам Петрова И. Г. утвердить Васина В.В. и.о. зам. директора по общим вопросам, уполномоченного подписывать путевые листы от имени «Заказчика», бланк временного пропуска для входа в ИЭИ УНЦ РА (Приложение № 1 «Образец подписи».
Во изменение приказа ООО Яблоко № 07 (1252) от 11.01. г. в связи с увольнением члена комиссии, зам. директора по общим вопросам Петрова И.Г. считать членом комиссии по проведению инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств в кассе ООО Яблоко Васина В.В. и.о. зам. директора по общим вопросам.
Руководитель __________ подпись
Очень часто на практике возникает потребность внести в уже изданный и действующий приказ определенные изменения. Данный вопрос напрямую пересекается с еще одной темой - как оформлять . О правилах составления и и процессах по их уже было детально написано в предыдущих статьях. Сейчас остановимся более подробно на содержании документа такого рода. Ниже по тексту вы сможете ознакомиться с образцами и примерами приказа об изменении приказа.
Приказ об изменении другого приказа должен содержать сведения следующего характера:
- причины и основания, в связи с которыми требуется внести изменения;
- данные о приказе, который подлежит изменению, а именно: дата, номер, заголовок и ссылка на конкретные пункты (пункт);
- если необходимо, то следует указать предписываемые обязанности и должностных лиц, структурные подразделения организации;
- иногда, если требуется, ссылаются на приказ, который отменяется, или его отдельные положения;
- возложение обязанности по контролю за надлежащим исполнением приказа указывается в случае необходимости, но не обязательно.
Ниже вашему вниманию представлены конкретные примеры. Первый - о том, как редактировать какое-либо положение или инструкцию, ранее утвержденную приказом. С точки зрения делопроизводства правильно будет изменить отдельные пункты, а не переутверждать весь документ заново.
Приказ об изменении приказа об утверждении какого-либо документа
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОМАШКА»
(ЗАО «Ромашка»)
ПРИКАЗ
О внесении изменений в приказ ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 «Об утверждении Инструкции по вопросам делопроизводства»
В целях совершенствования процессов делопроизводства в компании
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 следующие изменения:
1.1. пункт 4.1 дополнить предложением следующего содержания:
«Если документ оформляется на одном листе, то допустимо проставление виз на отдельном листе согласования»;
1.2. из пятого абзаца пункта 3.1 исключить фразу «но не реже 2 раз в месяц»;
1.3. добавить пункт 5.9, имеющий следующее содержание:
Организационным обеспечением комиссии занимается общий отдел»;
1.5. пункт 10.1 изменить и оставить в следующей редакции:
Использование электронной почты только в качестве резервного канала»;
1.6. во всем тексте слово «НДУ» заменить словом «УКНУ».
2. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением приказа оставляю за собой.
Именно в таком порядке надлежит вносить изменения в документацию, утверждаемую приказами. В данном примере все обобщено, на практике такое количество поправок одновременно встречается достаточно редко. Иногда вникнуть в суть изменений, которые необходимо внести в соответствии с приказом, удается не сразу.
В этом случае алгоритм действий должен быть следующий: в документ, подлежащий изменению, одновременно вносят все коррективы (изменяют, удаляют, дополняют и т.д.) в соответствии с приказом, касающемся внесения изменений в приказ. После внесения корректировки на измененном документе после «Утверждено приказом от (дата) № (номер)» ставят отметку следующего содержания: «в редакции приказа (нескольких приказов) от (дата) № (номер)». Такое оформление является грамотным и соответствует правилам.
Следующий пример - это образец приказа, регламентирующего изменения штатного расписания. Внешнее оформление аналогично первому примеру, поэтому приведем только содержание основной части.
На основании служебной записки руководителя отдела статистики от 27.10.2013 № 15-56/89
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить и ввести в действие с 01.11.2013 приложенный перечень дополнений в штатное расписание, утвержденное приказом ЗАО «Мастерок» от 23.03.2013 № 21 «Об утверждении штатного расписания».
- На руководителя отдела кадров П.С. Быстрыкину возложить обязанности по контролю за надлежащим исполнением данного приказа.
Изменения в распоряжение вносится по аналогичной схеме с заменой слова «ПРИКАЗ» на «РАСПОРЯЖЕНИЕ».
Ниже представлен образец, как вносить изменения в распоряжение в случае увольнения или приема на работу новых сотрудников.
В связи с изменениями в кадровом составе в ООО «Август»
ОБЯЗЫВАЮ:
В п. 1 распоряжения ООО «Август» от 11.02.2014 № 85 «Об оказании социальной благотворительной поддержки детям с ограниченными возможностями» внести изменения:
из состава совета по благотворительности исключить Петренко М.М. и включить в состав Васильева Д.Г.
Используя в своей работе образцы, приведенные нами, вы значительно упростите процесс составления документации на своем предприятии.
С январского номера мы начали публиковать цикл статей, посвященный оформлению и правилам работы с приказами, и получили уточняющий вопрос читателя, который сочли интересным.
Свернуть Показать
Куда:
delo@сайт
Тема:
Бесплатные консультации для подписчиков
У нас в организации есть приказ о выдаче подотчетных сумм. В нем прописаны все подробности, в том числе указан перечень должностей, которым полагается выдача. А к этому приказу есть лист ознакомления, в нем - дата, должность, подпись каждого, кто ознакомился с приказом.
Сейчас в штатном расписании появилась новая должность, и этому человеку тоже будет разрешено получать подотчетные суммы. Как это оформить? Точнее:
- как оформить дополнение к приказу - как составить и нумеровать?
- как ознакомить нового человека - будет ли правильно вписать его в лист ознакомления первоначального приказа или лучше подпись об ознакомлении нового подотчетника попросить поставить на дополнении к приказу?
Существует ли стандарт, который регламентирует количество дополнений к приказу по основной деятельности?
Приказ об установлении подотчетных лиц, сумм и сроков отчета по ним с 01.01.2012 не является обязательным для издания документом. Подробности - в статье «Подотчетные деньги: получаем, тратим, отчитываемся » журнала № 4’ 2013
Приказ - это документ, в котором, как в зеркале, отражается сложившаяся управленческая ситуация. А в этом мире все течет и изменяется. Поэтому факты, поручения, правила, требования и порядки, изложенные в форме приказа, со временем устаревают, и, естественно, возникает необходимость вносить в него соответствующие изменения или дополнения.
Изменения вносятся в приказ в том случае, если меняется какая-либо изложенная в нем фактическая информация. Например, издан приказ о распределении полномочий между руководителями организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволен, а на его место назначен новый. В случае, когда функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, без изменения «основной» сути большей части текста приказа, издается новый документ, с помощью которого вносятся изменения в уже действующий.
Новый документ издается в форме приказа с очередным порядковым номером , просто в его заголовке следует сделать ссылку на наименование, регистрационный номер и дату изменяемого приказа, а в констатирующей части текста указать причину / основание вносимых изменений; еще можно повторить констатирующую часть основного приказа, в который вносятся изменения.
Пример 1
Изменение к приказу
Свернуть Показать
Если со временем появляются какие-либо новые факты, которые не были учтены в момент издания приказа, то оформляется приказ в дополнение к ранее изданному. Например, приказом утвердили список членов Экспертной комиссии, но возникла производственная необходимость включить в ее состав еще одного члена. В этом случае будет издан новый приказ о внесении дополнений в ранее изданный документ.
Он оформляется аналогично приказу, вносящему изменения (см. Пример 2).
Пример 2
Заголовок и текст приказа, вносящего дополнение в ранее изданный приказ (помещаются на место фрагмента приказа из Примера 1, выделенного оранжевой заливкой)
Свернуть Показать
Какое количество изменений и дополнений можно вносить в один приказ? На государственном уровне это не регламентируется. Да и локальными документами организации сложно установить какие-либо ограничения: 2-3 или 10-20. В любом вопросе должна быть логика.
Если за массой изменений и дополнений уже не видно самого приказа, то пора остановиться и задуматься: может быть, лучше издать новый документ? В этом случае издается новый приказ, в котором последним пунктом распорядительной части обязательно будет: «Приказ от... № ... «О...» считать утратившим силу» . В этой фразе указываются реквизиты только первоначального приказа, в который прежде вносились изменения / дополнения. Этого будет достаточно, чтобы утратили силу он и все корректирующие его документы.
При работе с дополнениями и изменениями к приказам основной сложностью является не их издание, а их учет , который позволил бы потом «найти концы». Современные СЭД позволяют связывать между собой документы по различным параметрам, например, в виде таких «связок»:
- основной документ → изменения к основному документу;
- основной документ → дополнения к основному документу.
И, конечно, в момент регистрации документов необходимо указывать, что новый документ является изменением или дополнением ранее изданного. Однако и здесь мы сталкиваемся с некоторыми подводными камнями. Часто в регистрационных формах, не ставя перед собой далеко идущих целей, регистраторы в графе «Краткое содержание» указывают только:
Если мы говорим об изменениях / дополнениях к приказам, утверждающим распределение полномочий или предоставляющим право подписи какого-либо документа, то можно тихо сходить с ума от такого краткого содержания, которое показано в таблице выше, и потратить уйму своего драгоценного времени на поиск нужного документа. При регистрации подобных документов желательно добавлять какой-либо поисковый «маячок» - см. текст в скобках ниже:
Это кажется элементарным, но сколько раз мне приходилось решать «нерешаемую задачу»: Васильев И.В. заболел, а кто вместо него подписывает счета-фактуры? И начинаешь перелистывать горы бумаг или кБайты электронных страниц. В любом деле нужно рационально смотреть на вещи и думать о последствиях.
Теперь ответим на последний вопрос: как ознакомить новых лиц, появившихся в процессе, изначально регулируемом ранее изданным приказом?
Прежде всего нового участника процесса нужно ознакомить с документом, в котором он фигурирует (т.е. с дополнением или изменением к приказу). С ним же можно ознакомить тех, кто в первоначальном приказе числится в качестве организаторов процесса (например, в ситуации с подотчетными деньгами это могут быть главный бухгалтер и кассир). См. Пример 1.
Если в основном документе есть не только перечень лиц, но и правила организации процесса, в который вводится новый участник, то имеет смысл ознакомить новичка еще и с основным приказом.
