Гарантийное письмо по оплате товара образец. Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания

Письменная гарантия – это форма некоммерческого акта, в котором имеется заверка выполнения процедуры по соблюдению оговорённых условий о сроках и факте оплаты за предоставленный товар или же за определённую услугу. Именно с помощью этой бумаги торговец и покупатель заверяют между собой сделку, заказчик на основании гарантийного письма может заранее получить товар. Однако, когда наступит установленная дата платежа, он обязуется сделать оплату.

Требования к оформлению

Особых форм для составления такового обязательства нет, поэтому надо соблюдать общие нормативы по деловой документации:

1. Бланк нужно брать фирменный. Вид таковых бланков у разных организаций отличен. Правила по общему виду закрепляются индивидуально у каждой компании приказом первого лица.
2. На листе должны быть: логотип фирмы, её название, адрес, телефон и другие данные, по которым можно действительно определить, что это интересующая нас компания.
3. На бланке по нормам надобно делать отступы: сверху, слева, снизу – 20 миллиметров, справа – 10 миллиметров.

Особенности оформления

Как оформлять гарантию:

1. Как говорилось выше, берём бланк компании, где проставлены её реквизиты (название учреждения, местоположение офиса, электронная почта, № телефона, ОГРН, ИНН, КПП, счета и БИК), указываем № письма в левом углу.
2. Ставим число, месяц, год там же ниже номера обращения.
3. С новой строчки посередине пишем фразу: “ “.
4. Переходим к главной части бумаги, выводим слова: “Гарантируем оплату”.
5. Затем подробно рассказываем за что, какую сумму, причем пишем вначале свой долг цифрами, а потом прописываем его словами.
6. Ниже указываем: до какого периода деньги фирмы-партнера будут возвращены. И сколько вам придётся платить за каждый день неустойки.
7. В самом низу пишется название организации-должника. ФИО лица, представляющего это учреждение, его должность и подпись, число. В конце: печать данной компании.

Образцы гарантий об оплате продукции

Знайте, что текст письма требуется писать обычными фразами. Эмоции и лишние подробности в тексте актов ни к чему, старайтесь сухо излагать суть договорённости. На нашем портале вы сможете скачать:

Если вы верно составили письменную гарантию, то она является юридическим подтверждением в случае неисполнения прописанных условий. Торговец вправе обратиться в органы Фемиды, когда вы не вернёте ему в срок деньги. И вам мало того, что придётся выплачивать займ, ещё и проценты, набежавшие за дни задержки. И стоимость судебных разбирательств будете выплачивать тоже из своего кармана. Всё это является законным в соответствии с ГК РФ ст. 823 .

Выполняйте все прописанные пункты в письменном гарантийном обязательстве, тогда вы наработаете себе отличную репутацию, соответственно будете находить больше новых партнеров. Правильно рассчитывайте свои финансы, не давайте ложных обещаний, которые не в силах выполнить. И, в конце концов, дело пойдет вверх – увеличатся доходы.

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо - это особое деловое некоммерческое письмо, которое содержит в себе гарантию, другими словами подтверждение выполнения каких-либо действий, оплаты или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за выполненные работы, поставленную продукцию, оказанные услуги, гарантию качества и другое. Можно с уверенностью сказать, что гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.

Как написать гарантийное письмо

Бланк гарантийного письма должне содержать следующие реквизиты:
номер и дата исходящего документа;
кому направлено гарантийное письмо (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
текст письма - здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
- Гарантируем...
- Настоящим письмом гарантируем...
- Компания "Х" гарантирует...
- Своевременную и полную оплату гарантируем...
- Настоящим гарантируем...
Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
подпись - должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Примерный образец гарантийного письма по оплате государственной организацией

Директору Общества с ограниченной ответственностью

"Крыша и стена ремонт"

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Донецкий профессиональный лицей является государственным учебным заведением, финансируемым за счет бюджетных средств, согласно, утвержденной смете. Расходы по оплате услуг электроснабжения на 2014 год предусмотрены и утверждены в полном объеме.

В связи с задержкой поступления бюджетных денежных средств в ноябре 2014 года образовалась вынужденная задолженность.

Настоящим письмом гарантируем оплату услуг электроснабжения и погашение образовавшейся задолженности в полном объеме за ноябрь и декабрь текущего года до 25 декабря 2014 года.

С уважением

Директор Л.Ю. Карапузова

Образец заполнения гарантийного письма по выполнению работ

Директору
ООО «Бутадиенстрой»
А.В. Требовательному

ООО "Ремонтбуд", ЭДРПОУ 222233333, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Дружковка, ул. Петроградская, 34, на основании Договора подряда № 35/2013 от 12 сентября 2013 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Бутадиенстрой", настоящим письмом гарантирует завершение всех строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 20 декабря 2014 г.

Директор Задержин О.М.

Шаблон гарантийного письма

Образец гарантийного письма:

________________________________________________________

полное наименование предпринимателя или организации

«____» ________________ 2014 г.

Генеральному директору

ООО «Черемуха»

Сидорову Е.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Прошу Вас поставить партию продукции, согласно заявки (спецификации) № ____ от _______ .

Оплату гарантируем с расчетного счета № ________________________________________

(номер счёта)

в ____________________________________________________________________________

(полное наименование и адрес банка, в котором открыт счёт)

в срок до _____________________________________________________________________.

(указать прописью дату)

В случае неоплаты в установленный срок, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения мной (нашей организацией), коммерческого кредита на сумму поставленной продукции и возможность начисления процентов за пользования чужими денежными средствами за всё время просрочки оплаты из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Руководитель

или предприниматель ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

Главный бухгалтер ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

Еще Вашему вниманию представляем видео о том, необходимо ли гарантийное письмо при подписании акта выполненных работ или приема передачи продукции.

Популярные образцы и шаблоны документов

Образец заявления в ДВС о приостановлении исполнительного производства

Заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим

Установить или оспорить отцовство. Теория и практика дел по оспариванию и установлению материнства отцовства

Наследство и его раздел

Вступление в права наследования часто сопряжено с разными препятствиями. Получение наследства по закону и завещанию имеет отличия по своему механизму. Образцы исковых заявлений, по тяжбам связанным с спорами о получении наследства.

Жилое помещение и право пользования

Шаблоны заявлений в суд по гражданским тяжбам, относительно жилых квартир. Жилищное право это право владения проживания пользования. Тут разгорается немало споров и разногласий. Различима разница между частной квартиройигосударственной. Здесь же идут противоречия порядку совместного проживания и по разделу лицевого счета. Образцы судебных документов помогут изучить что именно нужно указывать в своем заявлении.

Ущерб и проблемы относительно вреда

Случается, что нашей собственности наносят ущерб. Ущерб бывает нематериальный, материальный. Определяется это судя по наличию вины возможности предвидеть возможный вред. В зависимости от признаков наступает обязанность возместить причиненный вред. И тот, чьему имуществу причинен вред требует его компенсации. Порченное имущество, вред нанесенный укусом животного

С помощью гарантийного письма об оплате заказчик ручается, что выполнит свои обязательства. В статье дается пошаговый алгоритм составления гарантийного письма и приводится пример гарантийного письма об оплате.

Из статьи вы узнаете:

Гарантийное письмо об оплате - это документ, накладывающий на юридическое или физическое лицо обязательства по внесению оплаты за товары или услуги.

Распространенной является ситуация, когда этот документ отправляется стороной после получения претензии от контрагента. В таких случаях гарантийное письмо об оплате становится способом урегулирования конфликта.

Каково назначение гарантийного письма об оплате?

Основное назначение гарантийного письма об оплате услуг по договору состоит в предоставлении твердых гарантий того, что заказчик действительно произведет оплату услуг полностью и в срок.

Если поставщик доверяет заказчику, он может оказать услуги или поставить товары до получения оплаты. Если у заказчика плохая платежеспособность, в предоставлении услуг авансом будет отказано.

Цели гарантийного письма:

• покупатель или заказчик услуг письменно обязуется оплатить услуги или товар;
• продавец или поставщик услуг получает гарантию, что его услуги или товар будут оплачены;
• в случае судебного разбирательства этот документ будет использован в качестве доказательства существования договоренности между сторонами.

Какие гарантии содержатся в письме?

Форма гарантийного письма на оплату содержит гарантии того, что оказанные услуги будут оплачены. Обязательно указывается сумма и срок оплаты (график перечисления средств).

Как написать гарантийное письмо об оплате?

Текст гарантийного письма об оплате составляется секретарем фирмы, которая является заказчиком услуг или покупателем товаров. Затем документ подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. После этого гарантийное письмо отправляется поставщику услуг.

При подготовке письма обратите внимание на следующие моменты:

1. Для оформления гарантийного письма об оплате используйте стандартный лист формата А4 или фирменный бланк предприятия.
2. После составления письмо зарегистрируйте в Журнале исходящей документации. Документу нужно присвоить регистрационный номер и указать его в левом углу бланка гарантийного письма об оплате.
3. Документ вступает в юридическую силу после того, как будет заверен подписями руководителя, главного бухгалтера и оттиском основной печати организации.

Как правильно составить и оформить гарантийные письма рассказано в статье .

Как писать гарантийное письмо на оплату: алгоритм и образец

Используйте стандартный бланк организации для составления гарантийного уведомления, в котором уже есть все необходимые реквизиты и поля. Если вы оформляете письмо на чистом листе формата А4, то вам пригодится приведенный ниже шаблон гарантийного письма на оплату и алгоритм его заполнения.

1. Исходный номер документа и дату укажите в левом верхнем углу.
2. Название фирмы - поставщика услуг, должность, фамилию и инициалы руководителя укажите в правом верхнем углу документа.
3. Название деловой бумаги «Гарантийное письмо» или «Обязательство об оплате» располагается ниже, по центру.
4. Письмо начинайте с фразы: «Просим Вас оказать услуги (поставить товар) согласно заявке №…» . Здесь же укажите дату оформления заявки.
5. Следующий абзац начинается с фразы: «Гарантируем оплату с расчетного счета №…» (номер счета и название банка). Далее укажите сумму и дату, до которой указанная сумма будет перечислена.
6. Укажите, что последует в случае неуплаты. Это может быть штраф или процент за каждый день просрочки. Например: «В случае отсутствия оплаты в указанный срок...» (укажите процент за каждый день просрочки и дайте ссылку на ст. 823 ГК РФ за использование чужих денежных средств).
7. В конце документа ставятся подписи генерального директора и главного бухгалтера, оттиск печати организации, указываются основные реквизиты и контактные данные предприятия-заказчика.

Требования к стилю изложения

Гарантийное письмо об оплате относится к деловой документации. Требования к изложению:

1. Официально-деловой стиль. Не используйте сленг, многозначные слова и слова в переносном значении.
2. Краткость . Не нужно детально объяснять причины задержки оплаты, рассказывать о финансовых трудностях и сложной ситуации. Достаточно привести гарантии выполнения обязательств.
3. Конкретность . Для придания убедительности содержащимся в письме гарантиям указывайте точные суммы и конкретные данные. Избегайте фраз, вроде «Обязуемся погасить задолженность в ближайшее время». Вместо этого пишите: «Обязуемся перевести сумму в размере 100 (сто) тысяч рублей до 25.06.2018».
4. Ясность . Избегайте двусмысленных фраз и предложений. Вся информация, изложенная в тексте послания, должна иметь однозначную трактовку.

Как отправить гарантийное письмо?

Отправить письмо можно одним из трех официальных способов:

1. Документ отравляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
2. Письмо передается в канцелярию или секретарю организации, которая является исполнителем услуги или поставщиком товара. Подготовьте два экземпляра деловой бумаги, на одном из которых секретарь поставит отметку о принятии.
3. Документ отправляется по факсу или электронной почте. Бумажный вариант отправляется позже заказным письмом или передается лично в руки.

Как составить гарантийное письмо об оплате, рассказывается в статье .

Образец гарантийного письма об оплате за услуги:

Исх. № 4555

Директору ООО «Темп» И. И. Петрову

Гарантийное письмо

ООО «Надежда» гарантирует оплату оказанных консалтинговых услуг согласно заключенному договору № 148 от 05.05.2018. Сумма в размере 50 000 рублей будет выплачена до 31.05.2018.

В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок нами будет осуществлена выплата пеней в размере 0,1 процента от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты в соответствии со статьей 823 Гражданского кодекса РФ.

Директор ООО «Надежда» (подпись П.П. Семенков)

Гарантийное письмо об оплате - один из способов наложения обязательств на заказчика товаров или услуг. Поставщик или исполнитель выполняет свои обязательства до получения оплаты. Письмо составляется в свободной форме, но содержит ряд обязательных реквизитов: регистрационный номер, дату, наименование поставщика или исполнителя, а также сведения о сумме гарантируемого платежа и номере банковского счета заказчика.

Гарантийное письмо представляет собой документ нормативного характера. Данная бумага выступает в роли гарантии, которую исполнитель предоставляет заказчику. В большинстве случаев отношения такого вида возникают между юридическими лицами. Существует множество разновидностей документов. Одной из таковых является гарантийное письмо о выполнении работ, его образец скачайте бесплатно ниже.

Заполнению бумаги следует уделить особое внимание, потому как она является важным инструментом делового общения. В данном случае гарантирует исполнение определенных обязательств по договору в виде выполнения работ.

Гарантийное письмо разрешено оформлять в свободной форме, потому как действующим Законодательством РФ не предусмотрен унифицированный бланк для заполнения. При этом необходимо придерживаться делового стиля написания и соблюдать правила русского языка.

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ правильно

В обязательном порядке в письме должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации-отправителя и организации-получателя. Точное название фирм и ФИО директоров;
• исходящий номер документа;
• дата составления;
• основная часть. В ней указывают конкретные условия предоставления гарантии, а так же услуги, на которые она распространяется. В рассматриваемом примере автор гарантийного письма обязуется выполнить работы в конкретные сроки в соответствии с заключенным ранее соглашением или договором;
• ФИО сотрудника, составившего письмо, его подпись и печать.

Главное предназначение документа данного вида – это подтверждение выполнения определенных работ. В основном бумагу подготавливают и передают заказчику перед заключением договора. При этом в соглашении обязательно указывается список необходимых для осуществления услуг и дата завершения каждой из них.

В дальнейшем в гарантийном письме может появиться отметка о качестве выполненных работ. В этом случае характер осуществленных услуг регламентируется Законодательством РФ.

Виды оформления письма с гарантией

Гарантийное письмо может выступать в качестве заменителя других бумаг. В случае составления этого документа для гарантии выполнения работ (обязательств по договору) допустимо его использование вместе трудового договора. Чаще всего такая необходимость возникает при нецелесообразности заключения соглашения.

Важно отметить, что договор включает в себя 2 части – оферту и акцепт. Если гарантийное письмо заменяет соглашение, оно может выступать только в качестве одной из его составляющих.

• Оферта.

Оферта представляет собой некоторое предложение, направленное определенному лицу. Встречаются ситуации, когда применение оферты используется для привлечения группы адресатов. При этом в бумаге должны четко декларироваться интересы получателей.

В этом случае гарантийный документ может быть соединен с офертой только при условии, что в нем отмечены следующие действия:

• предложение оплаты услуг после их предоставления;
• предложение выполнения определенных работ;
• предложение заказать услугу.

В документе раскрываются все подробные условия сотрудничества. Это связано с тем, что он заменяет определенную часть договора. При получении такого рода письма адресат вправе согласиться на указанные в нем условия. Такое действие приравнивается к заключению договора.

• Акцепт.

Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.

Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».

Возьмите фирменный бланк организации или поставьте угловой штамп с реквизитами вашего предприятия на листе бумаги слева. Справа вверху напишите адресат, кому вы отправляете письмо. Если вы не знаете, кто конкретно занимается финансовыми вопросами в организации, ваше письмо будет адресовано компании в целом. Ее наименование пишите в именительном падеже. Если указываете должность и ФИО получателя, то в дательном падеже. Наименование организации входит в должность. Затем следуют инициалы и фамилия. Если полностью, то в такой последовательности: фамилия – имя – отчество. Обращение «господину» (сокращенно «г-ну») является необязательным, но подчеркнет уважительное отношение. Слева указываете исходящий номер и дату документа, под ними пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру по старой привычке многие указывают название документа – гарантийное письмо об оплате. По современным правилам название не указывается. Далее сдержанно и объективно изложите суть письма. В конце подпись руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Смотрите на нашем сайте.

В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».

Используйте официальный стиль изложения, простые конкретные предложения. Не употребляйте причастные и деепричастные обороты. Избегайте расплывчатости фраз и долгих рассуждения. Иначе ваш адресат не поймет суть вашей просьбы или усомнится в ваших гарантиях. Доброжелательность и искренность помогут настроить партнера на принятие утвердительного решения в вашу пользу. Жаргон, архаизмы (устаревшие, неупотребляемые слова) и двусмысленные слова не для деловой переписки. Пишите грамотно и без ошибок. Обычно принятие важных решений требует быстрой доставки информации. Почтой письма идут долго. Поэтому письмо вначале отправляют факсом. Получатель использует факсовую копию, пока не придет оригинал документа почтой. Распространен обмен письмами посредством интернета. Оригинал документа с печатями и подписями сканируют и отправляют через е-mail.

Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.